No se puede discutir el hecho de que Granada es una de las ciudades más bellas de España.

Además de su belleza natural hay que añadirle su importante patrimonio histórico cultural. Pero, ¿Granada es algo más que una ciudad de turismo?

Cada año se organizan multitud de congresos científicos y médicos ya que ofrece el congresista espacios únicos para este tipo de eventos. Además la ciudad ofrece de por sí muchas cosas al visitante.

Granada se ha convertido en una ciudad moderna, equipada y dinámica. Su Universidad juega un papel muy relevante. Es la tercera más importante de España. De hecho, muchos de los congresos que se celebran son organizados por médicos y científicos que trabajan de una forma u otra para ella y que quieren mostrar al mundo entero la belleza de esta ciudad.

LA UNIVERSIDAD DE GRANADA

Es una de las universidades más antiguas de España. El 14 de julio de 1531 Clemente VII expedía una bula, confirmando la fundación y erección de la Universidad de Granada atendiendo la petición del emperador.

Está reconocida como una de las mejores instituciones del mundo según el Shanghai Academic Ranking of World Universities.

El liderazgo en investigación, la mejora constante de su actividad a través de las TIC, la internacionalización y la igualdad de oportunidades son también señas de identidad de esta gran Universidad.

En los años 60 llegó una generación con ganas de cambio y vio multiplicado su número de estudiantes por tres. A partir de 1975 llegó la descentralización y la autonomía universitaria, así como la elección del rector o rectora por parte de la comunidad universitaria.

Es en los años 90 cuando la Universidad comienza su internacionalización, tanto por los estudiantes con el programa Erasmus como por el profesorado impulsando proyectos de investigación nacionales e internacionales.

A partir de entonces es cuando se comienzan a celebrar multitud de encuentros de carácter didáctico. Granada se convierte entonces en lo que ha sido y sigue siendo, una ciudad perfecta para la organización de congresos, jornadas, seminarios, etc, cuyo buque insignia es su universidad.

ESPACIOS DE CELEBRACIÓN

Granada es tiene el tamaño perfecto para acoger la organización de congresos nacionales e internacionales de hasta 4.500 personas. Existen numerosos espacios de diferentes tamaños y capacidades para la celebración de distintos tipos de eventos.

Palacio de Congresos de Granada

Con un auditorio principal que puede albergar a unas 2000 personas y que lleva el nombre de nuestro gran ilustre poeta Federico García Lorca, está equipada con la más avanzada tecnología y una acústica impecable. Es en esta sala donde se celebran una gran parte de los conciertos de la ciudad.

Este gran espacio de más de 45000 m² alberga más de 21 salas de distintos tamaños, una sala VIP, una sala de prensa, dos salas de usos varios y 2 halls de exposiciones. Además ofrece una ubicación privilegiada en el centro de la ciudad.

Parque de las Ciencias

Con más de 70000 m² de superficie, es el centro de ciencia y museo interactivo de la ciudad. Un espacio muy polivalente que cuenta con un auditorio principal con capacidad para más de 500 personas además de varias salas de reuniones, salas de exposiciones, un salón de actos, aulas y talleres, etc. todas dotadas de la más avanzada tecnología.  Multitud de congresos científicos se han celebrado en sus instalaciones.

Otros espacios para la organización de congresos

Además de los anteriormente descritos, también se organizan numerosos encuentros de menor tamaño en el aula magna de cada facultad. Estos espacios son cedidos por cada facultad en particular. Prácticamente todas ellas se encuentran dentro del área metropolitana de Granada, por lo que el acceso es fácil o bien andando o bien en transporte público.

Para otras reuniones más pequeñas existe también la posibilidad de celebrarlas en salas de reunión de hoteles. Existen numerosos hoteles de 4 y 5 estrellas con espacios versátiles para encuentros más grandes o más pequeños y dotados igualmente de avanzada tecnología.

La ciudad cuenta también con espacios singulares a la vez que emblemáticos que utilizan sus instalaciones para la celebración de reuniones así como para los actos sociales que acompañan a los congresos, como El Carmen de los Mártires, la Abadía del Sacromonte, la Casa de Zafra, El Cuarto Real de Santo Domingo, etc.

Capacidad hotelera de la ciudad

En el año 2019, Granada recibió más de 2.000.000 de turistas. De hecho La Alhambra, es el monumento más visitado de toda España.

Si bien es cierto que hace unos años muchos de los viajeros extranjeros procedían de Málaga, ya que las agencias locales ofrecían excursiones de un día a Granada, en los últimos años ha cambiado este concepto. El aeropuerto de Granada ha acogido numerosas aerolíneas de bajo coste que ofrecían vuelos provenientes de distintos países de Europa. Igualmente la llegada del AVE a la ciudad impulsó ese crecimiento en número de visitantes y por ende en la capacidad hotelera. Actualmente la ciudad cuenta con más de 14.000 plazas hoteleras.

Granada es sin duda un destino perfecto que ofrece una infinidad de posibilidades para la organización de congresos, convenciones, ferias comerciales, eventos corporativos, que se volverán inolvidables por el entorno, la singularidad de los espacios y la profesionalidad de sus servicios.

¡Déjanos asesorarte!

Las plataformas virtuales tanto de comunicación como de eventos online se han convertido en la principal vía de relación entre personas desde que comenzó la pandemia.

Desde el mes de marzo, ha habido a nivel mundial un incremento exponencial de encuentros online. Los distintos tipos de plataformas virtuales han ayudado a continuar celebrando tanto reuniones más pequeñas como encuentros profesionales de mayor magnitud como, ferias, congresos, webinars, reuniones comerciales, etc.

Según Nick Srnicek, escritor y académico canadiense, las plataformas virtuales “son estructuras digitales que permiten que dos o más grupos interactúen. Por lo tanto, se posicionan como intermediarios que reúnen a diferentes usuarios: clientes, anunciantes, proveedores de servicios, productores, proveedores, etc.”.

Para evitar, en la medida de lo posible, los efectos adversos de esta situación en la que nos encontramos, muchos profesionales y empresas han optado por celebrar sus reuniones empresariales a través plataformas virtuales. Si bien es cierto que la pandemia nos ha dejado huérfanos de la presencialidad, existen distintas soluciones para continuar organizándose.

A nuestro entender, cada evento tiene unas características diferentes que requieren de unas necesidades distintas:

Para reuniones más “informales”, reuniones de equipos o reuniones con un número pequeño de asistentes, existen numerosas plataformas de comunicación. Algunas de ellas, las vamos a analizar en este post.

En el caso de eventos más multitudinarios y de carácter informativo, formativo o coloquial, existen otro tipo de plataformas virtuales para la celebración de congresos, jornadas, webinars, etc., más específicas para estos eventos en concreto, y con multitud de ventajas.

A continuación, vamos a ver las características de las plataformas de comunicación más usadas por las empresas.

SKYPE

Es la primera plataforma de videollamadas que surgió. Fue fundada en 2003 en Luxemburgo y actualmente es una subsidiaria de Microsoft. Es un software que permite comunicaciones de texto, voz y vídeo sobre Internet. Es gratuita en la versión básica, es decir para las personas que se han descargado la aplicación y se registran. Para los no registrados es de pago. Sus funciones son:

• Telefonía por internet
• Llamadas en conferencia
• Video llamadas
• Vídeo conferencias
• Transferencia de archivos
• Mensajería instantánea
• Uso de pantalla compartida

Esta plataforma puede ser utilizada tanto por particulares como por empresas, si bien es cierto que para estas últimas no es muy recomendable ya que Skype ha sido criticado varias veces por sus vulnerabilidades de seguridad.

ZOOM

Nacida en el 2011 en USA, ha sido la más usada desde Marzo 2020. Al igual que Skype, esta plataforma, basada en la nube, le permite al usuario conectarse con otro usuario o con un grupo de personas a través del ordenador o del teléfono móvil. Las características principales por las que ha sido la más usada son por la facilidad de su uso, controles básicos simples y libres de spam.

Utiliza dos servicios: zoom meetings y zoom room.

Existen diferentes planes de contratación, desde el gratuito con el que se pueden reunir hasta 100 personas durante un tiempo máximo de 40 minutos, pasando por el zoom pro con el que se pueden reunir hasta 3000 personas.

A pesar de contar con una versión gratuita, las verdaderas funcionalidades se encuentran en las versiones de pago. Igualmente y a pesar de tener un manejo intuitivo, puede resultar no tan intuitivo para personas que no están acostumbradas al manejo de ordenadores en su uso diario.

GOOGLE MEET

Es un servicio de reuniones mediante videollamadas de Google pensado para empresas. Fue creado en 2017 y algunas de sus características son:

• Número de participantes: El número de participantes invitados es de máximo 250, con posibilidad de hacer “retransmisiones” para 100,000 usuarios del propio dominio como máximo.
• Seguridad: la plataforma presenta un cifrado que ayuda a que las reuniones sean seguras, además permite controlar quien entra a la sala.
• Sincronización con google calendar: de esta forma tendrás un recordatorio en tu calendario de google que te avisará de la reunión programada.
• Coste de la plataforma: Es gratuita para reuniones de hasta 100 personas con una duración de máximo 60 minutos.

Al igual que en zoom, existen diferentes planes de pago para acceder a otras funciones de la plataforma como son la grabación de las reuniones, transmisiones, etc., por lo que puede resultar bastante costosa igualmente.

VIMEO

Con más de 100 millones de visitantes únicos al mes, Vimeo se ha convertido en la plataforma favorita de profesionales de imagen y sonido. Algunas de las características más importantes son:

• Calidad de los vídeos: aloja los videos en la más alta calidad posible y permite hacer streaming en ultra HD de 4K.
• Privacidad: cada persona decide si los vídeos pueden ser descargados o solo puedan ser difundidos.
• Almacenamiento: si queremos usarlo de forma gratuita, existen algunas funciones disponibles como 500 Mb a la semana con un total de 5 Gb.
• Opciones más avanzadas que en YouTube: podemos subir vídeos más pesados y personalizarlos. Además no tiene publicidad.

En la opción gratuita, las funcionalidades son más limitadas, pero existen diferentes planes de pago.

PLATAFORMAS PARA CONGRESOS, JORNADAS O SEMINARIOS VIRTUALES.

Además de todas las plataformas de comunicación anteriormente mencionadas, existen otras muchas. Todas ellas requieren de un conocimiento previo de manejo y control de la misma. No es tan fácil como parece…..

Para la celebración de eventos de mayor magnitud en cuanto a número de asistentes y cuyo propósito sea formativo o didáctico, siempre recomendaremos el uso de una plataforma virtual más específica. Si bien es cierto que éstas utilizan algunas de las  plataformas de comunicación antes mencionadas para subir vídeos, para hacer streaming, éstas últimas le imprimen un carácter más profesional al evento en cuestión.

Además, detrás de ellas, siempre habrá un equipo de profesionales prestando la asistencia técnica necesaria para que no surja ningún imprevisto y que tu evento, seminario o congreso sea todo un éxito.

Razones por las que utilizar una plataforma para congresos, jornadas o seminarios virtuales.

• Estricto control de usuarios: solo asisten las personas inscritas.
• Los asistentes, de manera cómoda y rápida, pueden participar enviando su comunicación.
• Control de gestión del comité científico, quien puede aprobar y rechazar las comunicaciones.
• Versatilidad en el programa.
• Control de la plataforma con más antelación que con otras públicas.
• Gestión de patrocinadores.
• Posibilidad de customizar y personalizar la estética de la plataforma acorde con la línea de diseño del congreso.
• Asesoramiento permanente a las ponencias, comunicaciones, presentaciones y mesas a debate.
• Posibilidad de enriquecer todas las comunicaciones con documentos de apoyo.
• Posibilidad de personalizar cada reunión con las ponencias, comunicaciones, mesas a debate.

En Eurocongres disponemos de una plataforma para la organización de congresos virtuales. Es de fácil uso, flexible, adaptable y detrás de la cual se encuentra nuestra secretaría técnica para que no surja ningún imprevisto y que tu evento sea un éxito total.

Contamos con una experiencia de más de 35 años organizando todo tipo de encuentros sean congresos, jornadas o seminarios, por lo que, sabemos de lo que hablamos…. Conocemos perfectamente las características fundamentales que debe de tener una plataforma virtual para este tipo de eventos. Con este conocimiento y nuestra amplia experiencia hemos conseguido desarrollar “Tu Congreso Virtual”.

¡Déjanos asesorarte!

¿Sabes qué es un evento sostenible? 

Antes de la pandemia, diariamente se celebraban en el mundo entero multitud de eventos de distinta índole y tamaño. Éstos generaban un alto impacto negativo sobre el medio ambiente y sobre las personas.

Cada vez son más las empresas que deciden apostar por la sostenibilidad…

Y esta característica se ha trasladado también al sector de los eventos. Actualmente la presencialidad de este sector se ha visto paralizada debido a la pandemia y experimentará durante este año 2021 un crecimiento lento. Es por este motivo que han surgido las reuniones híbridas o las reuniones virtuales, unos conceptos a los que no le dábamos tanta importancia hasta hace unos meses, pero que ya existían.

Está claro que las reuniones virtuales son mucho más sostenibles ya que reducen significativamente las emisiones de carbono. En este caso, vuelos, traslados, alojamientos, distribución de alimentos y bebidas, consumibles de papel, residuos, servicios de limpieza, luces, pantallas y demás emisiones no se producen, por lo que estamos dándole un respiro a nuestro planeta.

Motivos por los que un evento presencial puede no ser sostenible.

Existen numerosas causas, algunas de ellas pueden ser:

• Incremento de residuos
• Elevado consumo de energía, agua o alimentos
• Generación de contaminación atmosférica, contaminación acústica y lumínica
• Aumento del riesgo de accidentes
• Mayor degradación del entorno

Tips para que tu reunión o congreso presencial sea sostenible.

Elige bien la sede.

Con el máximo de salas de reunión que tengan luz natural. Se debe de sustituir la cartelería para indicación por pantallas. La sede elegida debe de contar con certificaciones de calidad ambiental, aplicación de políticas de gestión de residuos y uso eficiente de agua/energía. Asimismo, que sea una sede accesible a pie, transporte público o servicio de shuttle contratado por la organización. De lo que se trata es de evitar el transporte en coche de forma individual.

Pásate a lo digital.

Todas las informaciones, confirmaciones, comunicaciones, etc. deben de enviarse por correo electrónico. Además, incluye una app con toda la información del congreso o reunión o utiliza códigos QR para el acceso al recinto. Asimismo, los asistentes pueden descargarse aplicaciones para escanear tarjetas de visitas. En el caso de tener que utilizar papel, minimiza su uso o de otra forma, utiliza papel reciclado.

Elige y contrata proveedores sostenibles.

Asegúrate bien que éstos sigan criterios de sostenibilidad, ya que existen muchos proveedores que sí lo hacen desde hace tiempo.

Elige hoteles sostenibles.

Al igual que las sedes, los hoteles elegidos deben de ser sostenibles en cuanto a certificación y accesibilidad a los mismos.

Contrata el mayor número de proveedores locales.

Se deben de utilizar también productos locales en los caterings o almuerzos de trabajo. De esta forma se minimiza el transporte de los productos hasta el lugar de celebración. Utiliza vajilla o cubertería lavable o reciclada, en caso de usar y tirar.

Evita la contaminación acústica y lumínica.

Utiliza por ejemplo luces led o de bajo consumo en el caso de la luz y coloca altavoces en lugares estratégicos para distribuir y reducir el sonido de forma eficiente.

Identifica puntos de luz estratégicos.

El objetivo de este punto es reducir el número de bombillas y de puntos de luz.

Elige la opción de más platos fríos que calientes.

De esta forma estás evitando utilizar los fuegos u hornillas eléctricas.

Reduce el consumo de agua.

Tanto en los baños como en los grifos o en las cisternas.

Artículos de merchandising.

Si necesitas utilizar estos artículos, intenta que sean fabricados a partir de materiales biodegradables o reciclados.

Puntos de recogida selectiva.

Estudia los lugares estratégicos para colocarlos, tanto para residuos orgánicos como inorgánicos.

Ventajas de los eventos sostenibles.

1. Reducen considerablemente el impacto al medio ambiente.
2. Da un valor añadido al evento, tanto humano como medioambiental.
3. Apoya a la economía y al empleo local.
4. Aporta buena imagen al evento, a las empresas y a las marcas que participan.
5. Ahorra dinero tanto a la organización como a los participantes.
6. Sensibiliza y educa a todos los grupos de personas que participan en el evento, como son los participantes, proveedores y patrocinadores.
7. Inspira la innovación y la creatividad, aportando soluciones eco sostenibles.

Una vez concluido el evento, hay que continuar con la sostenibilidad, prestando atención al desmontaje, a la gestión de los residuos y a reciclar todos los elementos no utilizados.

Organizar un evento sostenible es más fácil de lo que parece. Únicamente requiere planificación y mucho compromiso por parte de los organizadores, participantes y todas las personas involucradas en la organización del mismo. Adoptar las medidas adecuadas para reducir el impacto negativo tanto ambiental como social, es nuestro compromiso con el medioambiente. ¡Es la  responsabilidad de cada uno de nosotros cuidar de nuestro planeta!

Si necesitas asesoramiento o bien organizar un evento sostenible, bien sea presencial o virtual, contáctanos sin compromiso, ¡seguro que podemos ayudarte!.

Quizás estés pensando cómo organizar un congreso virtual pero no sabes por dónde empezar….

Hace unos años no le dábamos tanta importancia al formato virtual porque el presencial era al que todos estábamos acostumbrados. Es cierto que las reuniones virtuales han tomado mucha más fuerza en los últimos meses y tenemos que acostumbrarnos sí o sí a esta modalidad porque tiene muchas ventajas. Para nosotros, como especialistas en la organización de eventos, el formato híbrido, la unión de lo presencial con lo virtual, es el más adecuado pero mientras sigamos teniendo restricciones de aforo para las reuniones o cualquier tipo de evento, tenemos que seguir avanzando y trabajando con el formato solo virtual.

Como hemos dicho antes, este formato tiene muchas ventajas. Algunas de ellas son: eliminación de las barreras geográficas, gran ahorro de costes, permite llegar a una mayor audiencia, imagen actualizada del congreso.… Si quieres conocer más ventajas sobre los eventos virtuales, te invitamos a leer este post.

Está claro que organizar un congreso virtual no es tarea fácil pero con la ayuda adecuada, la dificultad disminuye considerablemente. Si quieres saber los pasos para organizar un congreso virtual, sigue leyendo este artículo.

Contratación de una plataforma virtual.

La plataforma virtual es uno de los elementos más importantes a la hora de realizar un congreso virtual. Esta herramienta debe de ser muy intuitiva y fácil de manejar, ya que no todo el mundo está acostumbrado a moverse en entornos digitales. Algunas plataformas requieren y contienen demasiada información, lo cual hace su manejo más difícil todavía. Una plataforma difícil de manejar puede ser contraproducente, hay que tenerlo bien presente.

La plataforma debe de contener los siguientes elementos:

• Registro de usuarios como congresista, ponente, patrocinador, comunicador, comité, etc.
• Un espacio para gestionar, recepcionar y aceptar las comunicaciones, así como para preguntas.
• Un espacio para crear y gestionar las ponencias, así como para poder realizar preguntas a los ponentes.
• Espacio para gestionar las presentaciones, así como las mesas a debate.
• Espacio para patrocinadores con stands virtuales y para los logos de cada empresa.
• Zona de foro y coloquio con chat en directo para participantes con los ponentes, tanto si el congreso es en streaming o grabado.
• Zona de pósters
• Programa del congreso

Creación de una página web o landing page.

Esta web es otro de los elementos más importantes a la hora de organizar un congreso virtual. Debe de contener información clara y precisa sobre el evento o congreso en cuestión, cuál es la temática y a quién va dirigido. Si no sabes las diferencias entre una y otra, puedes encontrarlas en este post. En nuestro caso, recomendamos más una landing page.

La creación de esta landing page es uno de los pasos más importantes para identificar a tu público objetivo, para atraerlos y que asistan a tu evento virtual. Existe un término nemotécnico muy antiguo A.I.D.A., y que nos puede servir para definir qué pretendemos que caracterice a nuestra landing page, A. Atención  I. Interés  D. Deseo  A. Acción. Queremos que esta web despierte la atención de todos, que en ella se interactúe y converse sobre los temas de más actualidad, sobre una base científico-técnica, alimentando nuestro “Interés”, que nos despierte el “Deseo” de participar y de aportar. Finalmente la “Acción” les hará participar aportando cada uno su experiencia y siendo el congreso el punto de encuentro de todos ellos.

¿Qué debe incluir?

• Formulario de registro. Hay que ponérselo fácil a los asistentes para que se registren. Este formulario debe de estar bien visible, debe de ir al principio de la página.
• Pasarela de pago en donde se habilita el pago con tarjeta, transferencia bancaria, paypal, etc.
• Fechas y horarios. Esta información tiene que ser clara y concisa, día de comienzo y de finalización y debe de estar bien visible.
• Programa. Debe de contener el programa detallado del congreso, con la fecha y horario de cada comunicación, presentaciones de las empresas, mesas de debate, pausas café, etc.
• Comités. Quiénes son los miembros tanto del comité científico como del comité organizador.
• Ponentes. Se debe incluir toda la información relativa a cada ponente, nombre, fotografía, temática de su ponencia, así como fecha y hora de la misma. Todo esto ayudará a los asistentes a identificar bien a los ponentes y a asistir a la charla que más le interese.
• Patrocinadores.  Tienen que estar bien identificados y si existen diferentes categorías de patrocinios, deben ser visibles igualmente.
• Redes sociales. La landing page  del congreso debe de contener un acceso directo a nuestras redes sociales. Son un instrumento de comunicación rápido y  además contienen la información más actualizada sobre el evento.

Una vez que los asistentes se hayan registrado, recibirán un email de confirmación con las claves para poder acceder a la plataforma. Todos los asistentes deben de registrarse en ella, ya que es la herramienta con la que se va a gestionar todo el congreso.

Difusión del congreso.

Para que un congreso tenga éxito de participantes, hay que establecer un buen plan de comunicación antes del comienzo del mismo.

Se deben de programar las comunicaciones para hacer varios envíos de emails y darle difusión al congreso. Se pueden utilizar herramientas de envíos masivos como mailchimp, mailrelay, active campaign, etc., para seguir atrayendo al público objetivo y creando expectación y deseo de participar.

Las redes sociales son otro de los instrumentos de comunicación. Contienen la información más actualizada sobre el evento, además son una herramienta muy eficaz a la hora de la inmediatez. Deben de servir igualmente para generar expectación y para que los participantes estén al tanto de los plazos de registro al congreso, plazos de envío de comunicaciones, etc.

Si queremos organizar un congreso virtual, es fundamental estar familiarizados y actualizados con las diferentes herramientas digitales que existen en el mercado. En el caso de que sea un formato presencial, todas estas herramientas nos sirven igualmente.

El papel fundamental de la secretaría técnica.

La secretaría técnica es la base del éxito de un congreso o evento. Es el especialista en la materia, el asistente virtual entre el participante al congreso y la plataforma. Gestiona toda la información del congreso a través de ésta, además tiene un conocimiento absoluto de la misma y guiará al congresista/ponente/patrocinador, a través de ella, en caso de dificultad.

Igualmente será la encargada del control y seguimiento de las inscripciones, de la elaboración del plan de comunicación precongreso, de la recepción de las comunicaciones y ponencias, de la gestión de las redes sociales, del contacto permanente con todos los participantes al congreso antes, durante y después del mismo, así como con todos los miembros del Comité Científico y del Comité Organizador informándoles debidamente.

La secretaría técnica es la clave para que el organizar un congreso virtual sea totalmente profesional. No es lo mismo que el Comité Organizador tenga que estar pendiente de recoger toda la información en la plataforma, de asistir a los congresistas en caso de necesitar ayuda con ésta, de vigilar los plazos de entrega de comunicaciones o ponencias, etc. a que esta labor sea realizada por un departamento especialista. Os invitamos a conocer todas las funciones que realiza la Secretaría Técnica antes, durante y después del congreso, relacionadas en otro de nuestros posts.

Son muchos elementos los que hay que tener en cuenta a la hora de organizar un evento virtual. Nuestra plataforma, Tu Congreso Virtual, permite una gestión integral para la organización de congresos virtuales. Es de fácil uso y también se puede personalizar para cada evento en particular, sean webinars, reuniones virtuales, exposiciones comerciales, etc. Además, en Eurocongres tenemos una experiencia que nos avala de más de 35 años como empresa organizadora profesional de congresos (OPC), con más de 200 congresos organizados.

¡Déjanos asesorarte, contáctanos sin compromiso!

Son muchas y muy variadas las funciones de la secretaría técnica. Esta figura juega un papel fundamental a la hora de organizar un congreso o evento.

Lo habitual es contratar una empresa especializada que asuma estas funciones, ya que son muchos los elementos a planificar que restan tiempo a los organizadores de las jornadas, congresos, seminarios, etc., de centrarse en lo verdaderamente importante para ellos, que es el contenido de la reunión.

La labor de la secretaría técnica es muy importante, se encarga de todos los aspectos relacionados antes de, durante y después del congreso. Es por ello que es necesaria la planificación del evento con bastante tiempo de antelación. Debe de ser el brazo ejecutor del Comité Organizador, asesorándoles con su experiencia y consensuando con él todos los aspectos.

En muchos casos, también ejerce de secretaría científica, dando recepción y ordenación a las ponencias, resúmenes y/o comunicaciones, elaborando el programa científico, haciendo el envío de certificados, preparando las necesidades de los ponentes en su exposición y en coordinación con el soporte logístico, etc.

Vamos a centrarnos en saber algunas de las funciones de la secretaría técnica en los congresos híbridos, ya que este tipo de evento es el más completo y el que creemos que más se va a imponer a partir de ahora. Si queréis conocer más sobre ellos, os invitamos a leer nuestro post “Ventajas de los eventos híbridos”.

Pero, ¿cuáles son realmente las funciones de la secretaría técnica?

Entre las funciones más relevantes se encuentran las siguientes:

• Alquiler y acondiciomiento de sedes.
• Elaboración y envío para la divulgación del congreso/reunión/asamblea/seminario…
• Creación de la imagen del congreso:  página web o landing page
• Comunicación y coordinación con Comités
• Asistencia permanente con invitados y congresistas
• Contratación de azafatas
• Punto de información
• Recepción y confirmación de inscripciones online
• Envío de código personal e intransferible
• Edición de facturas estándar y electrónicas
• Asesoramiento y negociación con proveedores
• Reajustes de presupuestos
• Diseño de puestas en escena para salas de ponencias y mesas de debate, salas de networking grabadas y en directo, salas de comunicaciones y salas de poster
• Diseño de exposiciones comerciales
• Gabinete de patrocinio
• Gestión de redes sociales
• Grabación de actividades presenciales para los eventos híbridos
• Alquiler de canales para la emisión en directo con chat
• Ruedas de prensa y protocolo
• Búsqueda de alojamiento para los asistentes
• Transporte de los asistentes desde los hoteles hasta la sede de celebración del congreso y viceversa
• Programa de acompañantes
• Servicio de catering durante los días que dure el congreso
• Contratación de los espacios para los actos sociales y organización de los mismos
• Asistencia a los congresistas virtuales

Confiar en un experto para gestionar la secretaría técnica de un evento conlleva no dejar nada a la suerte, pues son profesionales que se preocupan por todos los detalles organizativos.

En Eurocongres acumulamos una experiencia de más de treinta y cinco años, abarcando un amplio espectro de segmentos. Los profesionales que integramos esta empresa somos expertos en realizar las muchas y variadas tareas, como habéis visto, que implican la organización de congresos, ferias, convenciones, exposiciones y seminarios.

¿Te gustaría llevar a cabo un evento pero no sabes por dónde empezar….? Podemos asesorarte sin compromiso, ¡llámanos o envíanos un email!

Organizar eventos virtuales se ha convertido en la mejor solución en los tiempos actuales.

La pandemia nos ha hecho a todos reinventarnos a marchas forzadas. Si bien es cierto que las reuniones virtuales ya existían antes de ella, han tomado muchísima más fuerza en los últimos meses. Prácticamente cualquier evento presencial puede llevarse a cabo de forma virtual.

Los eventos presenciales como los congresos, jornadas, seminarios, ferias comerciales, etc. eran también una forma de ver a colegas de profesión, de saludarse y reunirse, una o varias veces al año. Además, los beneficios eran muy significativos para las empresas, para la optimización de las relaciones externas e internas, para hacer networking y para generar negocio. Actualmente lo presencial se ha tomado un descanso, pero este formato al que llevamos acostumbrados muchísimo tiempo, volverá. Organizar eventos virtuales se ha convertido en la solución en el “mientras tanto….”.

Pero, ¿por qué se han vuelto tan populares? Bueno, nos hemos dado cuenta de que éstos tienen numerosas ventajas, ya que permiten alcanzar un público más amplio, logran mayor convocatoria y requieren menos recursos económicos y materiales para llevarse a cabo.

Es cierto que en marzo, las empresas o instituciones eran mucho más reticentes a la hora de querer organizar eventos virtuales, pero meses después, ya son pocas las empresas que no hayan organizado ninguno.

¿Qué tipo de eventos virtuales se organizan?

Como hemos comentado anteriormente, prácticamente cualquier evento presencial puede adaptarse al formato online. Entre los más comunes están:

1. Webinars y conferencias.

El término Webinar es un neologismo que combina las palabras “web” y “seminario”. Se refiere a cualquier contenido en versión video cuyo principal objetivo sea educativo. Este tipo de evento favorece mucho la interacción entre el organizador y los asistentes. Es ideal para compartir contenido exclusivo con los asistentes.

2. Congresos.

Podríamos decir que los congresos son una especie de webinars de varios días de duración. Suelen durar entre 2 y 5 días y su principal contenido debe de ser formativo e innovador incluyendo debates en torno a temas actuales y de interés común. Los congresos online pueden ser de 3 formas:

• En streaming, es decir, en riguroso directo.
• Híbrido, parte grabada y parte en streaming.
• Grabado, todas las ponencias han sido grabadas con anterioridad a la fecha del congreso.

Si queréis saber más de los congresos virtuales, os invitamos a leer nuestro post “Organizar un congreso virtual“.

3. Ferias y exposiciones comerciales.

Desde el punto de vista comercial, las ferias virtuales se han convertido en la mejor alternativa actual para las empresas para seguir promocionándose o bien para dar a conocer un nuevo producto o servicio.

Una Feria Virtual permite a la empresa buscar, segmentar, auditar, contabilizar y estudiar a posteriori cuántas fueron las visitas realizadas, a qué stands entraron, qué conferencias escucharon o cuáles documentos descargaron, además de poder extraer conclusiones rápidas y publicar contenidos de calidad y de consumo dirigidos a un público determinado.

Los participantes visitan un stand virtual donde pueden relacionarse con los comerciales de la empresa, encontrar documentación útil acerca del producto o servicio, interactuar e incluso hacer networking.

Si queréis saber más sobre las ferias comerciales, os invitamos a leer otro de nuestros post “Ferias virtuales: la alternativa comercial actual“.

4. Reuniones de equipo.

Todos los meses se celebran unas 100 millones de reuniones online, a través de plataformas virtuales como skype, zoom, google meet, etc. Una ventaja muy clara del formato virtual para estas reuniones es el ahorro en costes, en tiempo y en desplazamientos. Además, simplifica las agendas, se puede grabar la sesión y se puede compartir documentos o enlaces. Igualmente permite que otras personas asistan de forma puntual a la reunión.

Tenemos la solución adecuada para que puedas realizar cualquier evento online de los antes mencionados, nuestra plataforma Tu Congreso Virtual. Es flexible, muy intuitiva y se adapta perfectamente a cualquiera de ellos. Permite una gestión integral, y se puede personalizar para cada evento en particular.

Además, en Eurocongres tenemos una experiencia que nos avala de más de 35 años como empresa organizadora profesional de congresos (OPC), con un bagage de más de 200 congresos organizados.

¡Déjanos asesorarte, contáctanos sin compromiso!

Las ferias virtuales se han convertido en la mejor alternativa comercial actual.

Las ferias han existido a lo largo de la historia. Siempre ha habido esa necesidad de intercambio comercial. Es cierto que éstas han ido adaptándose a lo largo de los tiempos.

Siguen siendo una de las formas más eficaces para promocionarse las empresas o marcas y debe de continuar siendo así cuando ahora existe una alternativa para ello: las ferias virtuales.  En estos tiempos, éstas se han convertido en la mejor alternativa comercial.

Es cierto que este sector es quizás el que menos confianza nos ha dado a la hora de llevarlo a cabo virtualmente, pero poco a poco iremos dándonos cuenta de que tiene mucha similitud con el formato presencial y de que todo se puede llevar al formato virtual.

Aunque el ser humano es sociable por naturaleza y necesita el contacto con otras personas tanto en lo personal como en lo profesional, insistimos en que en el “mientras tanto” son una alternativa bastante completa.

En cualquier caso, ya que han llegado, no creemos que vayan a desaparecer cuando todo esto acabe y podamos volver al formato presencial. Lo más novedoso que llega del mundo digital se queda con nosotros.

Por qué una feria virtual.

Aunque los eventos virtuales ya llevan un tiempo con nosotros, las ferias virtuales quizás sea la modalidad menos llevada a cabo hasta el momento.

Como su nombre indica, es una feria que se realiza de forma online. Al igual que en el formato presencial, profesionales de todo el mundo pueden registrarse, asistir, mostrar nuevos productos de su empresa, fidelizar a sus clientes, conocer a sus competidores, etc.

Una Feria Virtual permite a la empresa buscar, segmentar, auditar, contabilizar y estudiar a posteriori cuántas fueron las visitas realizadas, a qué stands entraron, qué conferencias escucharon o cuáles documentos descargaron, además de poder extraer conclusiones rápidas y publicar contenidos de calidad y de consumo dirigidos a un público determinado.

Los participantes visitan un stand virtual donde pueden relacionarse con otras personas de la empresa, encontrar documentación útil acerca del producto o servicio, interactuar con el comercial e incluso hacer networking.

Ventajas de las ferias virtuales.

Las ferias virtuales conllevan un gran ahorro de costes para la empresas:

1. Alquiler de espacio. Los espacios virtuales son mucho más económicos que los espacios físicos.
2. Transporte de los productos al lugar donde se realiza el evento presencial (palacio de congresos, hotel, etc.)
3. Montaje y desmontaje de tu stand.
4. Al no ser un evento presencial, no es necesario contratar tampoco el catering para tu stand.
5. Contratación de azafatas, en algunos casos.
6. Alojamiento para el/los comerciales que asistan al evento presencial
7. Dietas para los empleados.

Son 7 interesantes motivos por los que deberíamos de probar este tipo de eventos.

Esa labor comercial que generaba muchísimos gastos a las empresas, actualmente se puede hacer tranquilamente desde una mesa de ordenador, ahorrándose todos los gastos que acabamos de comentar.

Según la revista Emprendedores, son muchas las razones que justifican la presencia de las empresas en las ferias: reforzar su imagen de marca, vender más, promocionar su último producto o servicio, buscar clientes, establecer contactos comerciales, tomar el pulso al mercado y a las tendencias, comprobar el grado de satisfacción de los clientes a tu producto, identificar y conocer mejor a tu competidores, proveedores, importadores o distribuidores…

Así que….. ¿por qué no seguir haciéndolas?

En Eurocongres somos especialistas en la organización de congresos, reuniones, seminarios, exposiciones comerciales y todo tipo de eventos corporativos. Nuestra experiencia de más de 35 años como OPC nos avala.

Además, nuestra plataforma Tu congreso virtual se adapta perfectamente a las necesidades de cada evento en particular y de cada cliente. Es una plataforma integral, de fácil uso y personalizable.

¡Déjanos asesorarte!

Los congresos virtuales se han convertido en la mejor alternativa en los tiempos actuales.

Tanto presenciales, como híbridos o virtuales, los congresos han sido, son y seguirán siendo el punto de encuentro de profesionales del mismo sector. En ellos es donde interactúan y debaten temas de interés común. Hasta la fecha no ha habido ningún otro evento similar que pueda reemplazarlos, por lo que ¡deben continuar haciéndose!

Cada año se celebran multitud de congresos en cada país a los que asisten tanto congresistas como especialistas en una materia en concreto, de diferentes países. Es, sin duda alguna, uno de los sectores más importantes a nivel mundial.

Tipos de eventos virtuales.

Los congresos virtuales son actualmente un reemplazo de los presenciales, debido a las restricciones de aforo. Además ofrecen multitud de ventajas.

Cuando podamos reunirnos de nuevo de forma presencial, muchos de los eventos se convertirán en híbridos. Este formato es la solución más completa, ya que une ambos. Puedes conocer todas las ventajas del mismo en nuestro post.

Actualmente, prácticamente cualquier evento presencial puede realizarse de forma virtual. Tanto congresos, seminarios, jornadas, conferencias, asambleas, presentaciones de productos, ferias comerciales, cursos de formación, entrevistas de expertos con interacción de asistentes….

El formato virtual permite un ahorro de costes considerable. No es necesario contratar personal, ni montar y desmontar stands, ni contratar servicio de catering, no existe alquiler de espacios…. Por lo tanto, un congresista que antes tenía pensado asistir a dos congresos anuales por los gastos que generaban, ahora podría asistir a muchos más.

Con las herramientas digitales necesarias y ayudados de una buena secretaría técnica, lo que puede parecer difícil se convierte en fácil.

Pero….. ¿cómo funciona un congreso virtual?

Una vez que el asistente se registra en el congreso, puede acceder a la plataforma virtual. Con un perfil que creará él mismo en el que especificará sus datos profesionales, podrá navegar por los distintos espacios y áreas del congreso.

Un asistente que quiera participar en el congreso enviando una ponencia, deberá de registrarse como ponente. Si pertenece al Comité Organizador o Científico, deberá de registrarse como tal…. Todos y cada uno de los roles de los asistentes a un congreso, están contemplados en la plataforma.

Ésta contiene toda la información relativa al congreso incluyendo el programa y los horarios junto con todas las ponencias o comunicaciones, las pausas, los patrocinadores, la exposición comercial (en el caso de que la haya), etc.

Hoy en día los congresos virtuales se parecen mucho más a los presenciales de lo que nos podamos imaginar. Cuando el congreso comienza, lo primero que ve es una puesta en escena simulando a la perfección uno presencial. Dentro de la misma plataforma, se pueden organizar sesiones plenarias, sesiones paralelas, webnarios o sesiones de networking.

Las ponencias, pueden ser grabadas o en streaming, incluso una combinación de ambos formatos. El streaming, puede ser relativamente fácil si se contrata la ayuda adecuada. Además se ha convertido en una solución muy novedosa. En ambos casos, se puede interactuar con el ponente en directo a través de un chat o por correo electrónico.

La exposición comercial es una parte muy importante, en algunos congresos. La misma importancia se le puede dar en el formato virtual. Los asistentes pueden visitarla, pueden igualmente chatear con los patrocinadores y hacer networking. Incluso puede existir una estancia o sala virtual para conversaciones más distendidas.

Está claro que cada congreso es distinto pero nuestra plataforma, Tu Congreso Virtual, se puede adaptar a las necesidades de cada uno. Si necesitas más información sobre cómo organizar un congreso virtual, te invitamos a leer nuestro post.

Si estás pensando organizar otro tipo de evento diferente de los que acabamos de mencionar, y tienes dudas de si se puede llevar al formato virtual, déjanos un mensaje en este post.