CÓMO ORGANIZAR UN EVENTO SOSTENIBLE.

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CÓMO ORGANIZAR UN EVENTO SOSTENIBLE.

 

¿Sabes qué es un evento sostenible? 

Según el Programa de Naciones Unidas para el Medio Ambiente (PNUMA), un evento sostenible, “es aquel evento diseñado, organizado y desarrollado de manera que se minimicen los potenciales impactos negativos ambientales, y que se deje un legado beneficioso para la comunidad anfitriona y todos los involucrados“.

Antes de la pandemia, diariamente se celebraban en el mundo entero multitud de eventos de distinta índole y tamaño. Éstos generaban un alto impacto negativo sobre el medio ambiente y sobre las personas.

 

Cada vez son más las empresas que deciden apostar por la sostenibilidad…

Y esta característica se ha trasladado también al sector de los eventos. Actualmente la presencialidad de este sector se ha visto paralizada debido a la pandemia y experimentará durante este año 2021 un crecimiento lento. Es por este motivo que han surgido las reuniones híbridas o las reuniones virtuales, unos conceptos a los que no le dábamos tanta importancia hasta hace unos meses, pero que ya existían.

Está claro que las reuniones virtuales son mucho más sostenibles ya que reducen significativamente las emisiones de carbono. En este caso, vuelos, traslados, alojamientos, distribución de alimentos y bebidas, consumibles de papel, residuos, servicios de limpieza, luces, pantallas y demás emisiones no se producen, por lo que estamos dándole un respiro a nuestro planeta.

 

Motivos por los que un evento presencial puede no ser sostenible.

Existen numerosas causas, algunas de ellas pueden ser:

  • Incremento de residuos
  • Elevado consumo de energía, agua o alimentos
  • Generación de contaminación atmosférica, contaminación acústica y lumínica
  • Aumento del riesgo de accidentes
  • Mayor degradación del entorno

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Tips para que tu reunión o congreso presencial sea sostenible.

Elige bien la sede.

Con el máximo de salas de reunión que tengan luz natural. Se debe de sustituir la cartelería para indicación por pantallas. La sede elegida debe de contar con certificaciones de calidad ambiental, aplicación de políticas de gestión de residuos y uso eficiente de agua/energía. Asimismo, que sea una sede accesible a pie, transporte público o servicio de shuttle contratado por la organización. De lo que se trata es de evitar el transporte en coche de forma individual.

Pásate a lo digital.

Todas las informaciones, confirmaciones, comunicaciones, etc. deben de enviarse por correo electrónico. Además, incluye una app con toda la información del congreso o reunión o utiliza códigos QR para el acceso al recinto. Asimismo, los asistentes pueden descargarse aplicaciones para escanear tarjetas de visitas. En el caso de tener que utilizar papel, minimiza su uso o de otra forma, utiliza papel reciclado.

Elige y contrata proveedores sostenibles.

Asegúrate bien que éstos sigan criterios de sostenibilidad, ya que existen muchos proveedores que sí lo hacen desde hace tiempo.

Elige hoteles sostenibles.

Al igual que las sedes, los hoteles elegidos deben de ser sostenibles en cuanto a certificación y accesibilidad a los mismos.

Contrata el mayor número de proveedores locales.

Se deben de utilizar también productos locales en los caterings o almuerzos de trabajo. De esta forma se minimiza el transporte de los productos hasta el lugar de celebración. Utiliza vajilla o cubertería lavable o reciclada, en caso de usar y tirar.

Evita la contaminación acústica y lumínica.

Utiliza por ejemplo luces led o de bajo consumo en el caso de la luz y coloca altavoces en lugares estratégicos para distribuir y reducir el sonido de forma eficiente.

Identifica puntos de luz estratégicos.

El objetivo de este punto es reducir el número de bombillas y de puntos de luz.

Elige la opción de más platos fríos que calientes.

De esta forma estás evitando utilizar los fuegos u hornillas eléctricas.

Reduce el consumo de agua.

Tanto en los baños como en los grifos o en las cisternas.

Artículos de merchandising.

Si necesitas utilizar estos artículos, intenta que sean fabricados a partir de materiales biodegradables o reciclados.

Puntos de recogida selectiva.

Estudia los lugares estratégicos para colocarlos, tanto para residuos orgánicos como inorgánicos.

 

Ventajas de los eventos sostenibles.

  1. Reducen considerablemente el impacto al medio ambiente.
  2. Da un valor añadido al evento, tanto humano como medioambiental.
  3. Apoya a la economía y al empleo local.
  4. Aporta buena imagen al evento, a las empresas y a las marcas que participan.
  5. Ahorra dinero tanto a la organización como a los participantes.
  6. Sensibiliza y educa a todos los grupos de personas que participan en el evento, como son los participantes, proveedores y patrocinadores.
  7. Inspira la innovación y la creatividad, aportando soluciones eco sostenibles.

 

Una vez concluido el evento, hay que continuar con la sostenibilidad, prestando atención al desmontaje, a la gestión de los residuos y a reciclar todos los elementos no utilizados.

Organizar un evento sostenible es más fácil de lo que parece. Únicamente requiere planificación y mucho compromiso por parte de los organizadores, participantes y todas las personas involucradas en la organización del mismo. Adoptar las medidas adecuadas para reducir el impacto negativo tanto ambiental como social, es nuestro compromiso con el medioambiente. ¡Es la  responsabilidad de cada uno de nosotros cuidar de nuestro planeta!

Si necesitas asesoramiento o bien organizar un evento sostenible, bien sea presencial o virtual, contáctanos sin compromiso, ¡seguro que podemos ayudarte!.

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