Son muchas y muy variadas las funciones de la secretaría técnica. Esta figura juega un papel fundamental a la hora de organizar un congreso o evento.

Lo habitual es contratar una empresa especializada que asuma estas funciones, ya que son muchos los elementos a planificar que restan tiempo a los organizadores de las jornadas, congresos, seminarios, etc., de centrarse en lo verdaderamente importante para ellos, que es el contenido de la reunión.

La labor de la secretaría técnica es muy importante, se encarga de todos los aspectos relacionados antes de, durante y después del congreso. Es por ello que es necesaria la planificación del evento con bastante tiempo de antelación. Debe de ser el brazo ejecutor del Comité Organizador, asesorándoles con su experiencia y consensuando con él todos los aspectos.

En muchos casos, también ejerce de secretaría científica, dando recepción y ordenación a las ponencias, resúmenes y/o comunicaciones, elaborando el programa científico, haciendo el envío de certificados, preparando las necesidades de los ponentes en su exposición y en coordinación con el soporte logístico, etc.

Vamos a centrarnos en saber algunas de las funciones de la secretaría técnica en los congresos híbridos, ya que este tipo de evento es el más completo y el que creemos que más se va a imponer a partir de ahora. Si queréis conocer más sobre ellos, os invitamos a leer nuestro post “Ventajas de los eventos híbridos”.

Pero, ¿cuáles son realmente las funciones de la secretaría técnica?

Entre las funciones más relevantes se encuentran las siguientes:

• Alquiler y acondiciomiento de sedes.
• Elaboración y envío para la divulgación del congreso/reunión/asamblea/seminario…
• Creación de la imagen del congreso:  página web o landing page
• Comunicación y coordinación con Comités
• Asistencia permanente con invitados y congresistas
• Contratación de azafatas
• Punto de información
• Recepción y confirmación de inscripciones online
• Envío de código personal e intransferible
• Edición de facturas estándar y electrónicas
• Asesoramiento y negociación con proveedores
• Reajustes de presupuestos
• Diseño de puestas en escena para salas de ponencias y mesas de debate, salas de networking grabadas y en directo, salas de comunicaciones y salas de poster
• Diseño de exposiciones comerciales
• Gabinete de patrocinio
• Gestión de redes sociales
• Grabación de actividades presenciales para los eventos híbridos
• Alquiler de canales para la emisión en directo con chat
• Ruedas de prensa y protocolo
• Búsqueda de alojamiento para los asistentes
• Transporte de los asistentes desde los hoteles hasta la sede de celebración del congreso y viceversa
• Programa de acompañantes
• Servicio de catering durante los días que dure el congreso
• Contratación de los espacios para los actos sociales y organización de los mismos
• Asistencia a los congresistas virtuales

Confiar en un experto para gestionar la secretaría técnica de un evento conlleva no dejar nada a la suerte, pues son profesionales que se preocupan por todos los detalles organizativos.

En Eurocongres acumulamos una experiencia de más de treinta y cinco años, abarcando un amplio espectro de segmentos. Los profesionales que integramos esta empresa somos expertos en realizar las muchas y variadas tareas, como habéis visto, que implican la organización de congresos, ferias, convenciones, exposiciones y seminarios.

¿Te gustaría llevar a cabo un evento pero no sabes por dónde empezar….? Podemos asesorarte sin compromiso, ¡llámanos o envíanos un email!