Son muchas y muy variadas las funciones de la secretaría técnica. Esta figura juega un papel fundamental a la hora de organizar un congreso o evento.

Lo habitual es contratar una empresa especializada que asuma estas funciones, ya que son muchos los elementos a planificar que restan tiempo a los organizadores de las jornadas, congresos, seminarios, etc., de centrarse en lo verdaderamente importante para ellos, que es el contenido de la reunión.

La labor de la secretaría técnica es muy importante, se encarga de todos los aspectos relacionados antes de, durante y después del congreso. Es por ello que es necesaria la planificación del evento con bastante tiempo de antelación. Debe de ser el brazo ejecutor del Comité Organizador, asesorándoles con su experiencia y consensuando con él todos los aspectos.

En muchos casos, también ejerce de secretaría científica, dando recepción y ordenación a las ponencias, resúmenes y/o comunicaciones, elaborando el programa científico, haciendo el envío de certificados, preparando las necesidades de los ponentes en su exposición y en coordinación con el soporte logístico, etc.

Vamos a centrarnos en saber algunas de las funciones de la secretaría técnica en los congresos híbridos, ya que este tipo de evento es el más completo y el que creemos que más se va a imponer a partir de ahora. Si queréis conocer más sobre ellos, os invitamos a leer nuestro post “Ventajas de los eventos híbridos”.

 

Pero, ¿cuáles son realmente las funciones de la secretaría técnica?

Entre las funciones más relevantes se encuentran las siguientes:

• Alquiler y acondiciomiento de sedes.
• Elaboración y envío para la divulgación del congreso/reunión/asamblea/seminario…
• Creación de la imagen del congreso:  página web o landing page
• Comunicación y coordinación con Comités
• Asistencia permanente con invitados y congresistas
• Contratación de azafatas
• Punto de información
• Recepción y confirmación de inscripciones online
• Envío de código personal e intransferible
• Edición de facturas estándar y electrónicas
• Asesoramiento y negociación con proveedores
• Reajustes de presupuestos
• Diseño de puestas en escena para salas de ponencias y mesas de debate, salas de networking grabadas y en directo, salas de comunicaciones y salas de poster
• Diseño de exposiciones comerciales
• Gabinete de patrocinio
• Gestión de redes sociales
• Grabación de actividades presenciales para los eventos híbridos
• Alquiler de canales para la emisión en directo con chat
• Ruedas de prensa y protocolo
• Búsqueda de alojamiento para los asistentes
• Transporte de los asistentes desde los hoteles hasta la sede de celebración del congreso y viceversa
• Programa de acompañantes
• Servicio de catering durante los días que dure el congreso
• Contratación de los espacios para los actos sociales y organización de los mismos
• Asistencia a los congresistas virtuales

Confiar en un experto para gestionar la secretaría técnica de un evento conlleva no dejar nada a la suerte, pues son profesionales que se preocupan por todos los detalles organizativos.

En Eurocongres acumulamos una experiencia de más de treinta y cinco años, abarcando un amplio espectro de segmentos. Los profesionales que integramos esta empresa somos expertos en realizar las muchas y variadas tareas, como habéis visto, que implican la organización de congresos, ferias, convenciones, exposiciones y seminarios.

¿Te gustaría llevar a cabo un evento pero no sabes por dónde empezar….? Podemos asesorarte sin compromiso, ¡llámanos o envíanos un email!

 

Organizar eventos virtuales se ha convertido en la mejor solución en los tiempos actuales.

La pandemia nos ha hecho a todos reinventarnos a marchas forzadas. Si bien es cierto que las reuniones virtuales ya existían antes de ella, han tomado muchísima más fuerza en los últimos meses. Prácticamente cualquier evento presencial puede llevarse a cabo de forma virtual.

Los eventos presenciales como los congresos, jornadas, seminarios, ferias comerciales, etc. eran también una forma de ver a colegas de profesión, de saludarse y reunirse, una o varias veces al año. Además, los beneficios eran muy significativos para las empresas, para la optimización de las relaciones externas e internas, para hacer networking y para generar negocio. Actualmente lo presencial se ha tomado un descanso, pero este formato al que llevamos acostumbrados muchísimo tiempo, volverá. Organizar eventos virtuales se ha convertido en la solución en el “mientras tanto….”.

Pero, ¿por qué se han vuelto tan populares? Bueno, nos hemos dado cuenta de que éstos tienen numerosas ventajas, ya que permiten alcanzar un público más amplio, logran mayor convocatoria y requieren menos recursos económicos y materiales para llevarse a cabo.

Es cierto que en marzo, las empresas o instituciones eran mucho más reticentes a la hora de querer organizar eventos virtuales, pero meses después, ya son pocas las empresas que no hayan organizado ninguno.

 

¿Qué tipo de eventos virtuales se organizan?

Como hemos comentado anteriormente, prácticamente cualquier evento presencial puede adaptarse al formato online. Entre los más comunes están:

1. Webinars y conferencias.

El término Webinar es un neologismo que combina las palabras “web” y “seminario”. Se refiere a cualquier contenido en versión video cuyo principal objetivo sea educativo. Este tipo de evento favorece mucho la interacción entre el organizador y los asistentes. Es ideal para compartir contenido exclusivo con los asistentes.

2. Congresos.

Podríamos decir que los congresos son una especie de webinars de varios días de duración. Suelen durar entre 2 y 5 días y su principal contenido debe de ser formativo e innovador incluyendo debates en torno a temas actuales y de interés común. Los congresos online pueden ser de 3 formas:

• En streaming, es decir, en riguroso directo.
• Híbrido, parte grabada y parte en streaming.
• Grabado, todas las ponencias han sido grabadas con anterioridad a la fecha del congreso.

Si queréis saber más de los congresos virtuales, os invitamos a leer nuestro post “Organizar un congreso virtual“.

3. Ferias y exposiciones comerciales.

Desde el punto de vista comercial, las ferias virtuales se han convertido en la mejor alternativa actual para las empresas para seguir promocionándose o bien para dar a conocer un nuevo producto o servicio.

Una Feria Virtual permite a la empresa buscar, segmentar, auditar, contabilizar y estudiar a posteriori cuántas fueron las visitas realizadas, a qué stands entraron, qué conferencias escucharon o cuáles documentos descargaron, además de poder extraer conclusiones rápidas y publicar contenidos de calidad y de consumo dirigidos a un público determinado.

Los participantes visitan un stand virtual donde pueden relacionarse con los comerciales de la empresa, encontrar documentación útil acerca del producto o servicio, interactuar e incluso hacer networking.

Si queréis saber más sobre las ferias comerciales, os invitamos a leer otro de nuestros post “Ferias virtuales: la alternativa comercial actual“.

4. Reuniones de equipo.

Todos los meses se celebran unas 100 millones de reuniones online, a través de plataformas virtuales como skype, zoom, google meet, etc. Una ventaja muy clara del formato virtual para estas reuniones es el ahorro en costes, en tiempo y en desplazamientos. Además, simplifica las agendas, se puede grabar la sesión y se puede compartir documentos o enlaces. Igualmente permite que otras personas asistan de forma puntual a la reunión.

 

 

Tenemos la solución adecuada para que puedas realizar cualquier evento online de los antes mencionados, nuestra plataforma Tu Congreso Virtual. Es flexible, muy intuitiva y se adapta perfectamente a cualquiera de ellos. Permite una gestión integral, y se puede personalizar para cada evento en particular.

Además, en Eurocongres tenemos una experiencia que nos avala de más de 35 años como empresa organizadora profesional de congresos (OPC), con un bagage de más de 200 congresos organizados.

¡Déjanos asesorarte, contáctanos sin compromiso!