Autor: Eurocongres S.A.

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FERIAS VIRTUALES, la alternativa comercial actual

Las ferias virtuales se han convertido en la mejor alternativa comercial actual.

Las ferias han existido a lo largo de la historia. Siempre ha habido esa necesidad de intercambio comercial. Es cierto que éstas han ido adaptándose a lo largo de los tiempos.

Siguen siendo una de las formas más eficaces para promocionarse las empresas o marcas y debe de continuar siendo así cuando ahora existe una alternativa para ello: las ferias virtuales.  En estos tiempos, éstas se han convertido en la mejor alternativa comercial.

Es cierto que este sector es quizás el que menos confianza nos ha dado a la hora de llevarlo a cabo virtualmente, pero poco a poco iremos dándonos cuenta de que tiene mucha similitud con el formato presencial y de que todo se puede llevar al formato virtual.

Aunque el ser humano es sociable por naturaleza y necesita el contacto con otras personas tanto en lo personal como en lo profesional, insistimos en que en el “mientras tanto” son una alternativa bastante completa.

En cualquier caso, ya que han llegado, no creemos que vayan a desaparecer cuando todo esto acabe y podamos volver al formato presencial. Lo más novedoso que llega del mundo digital se queda con nosotros.

 

Por qué una feria virtual.

Aunque los eventos virtuales ya llevan un tiempo con nosotros, las ferias virtuales quizás sea la modalidad menos llevada a cabo hasta el momento.

Como su nombre indica, es una feria que se realiza de forma online. Al igual que en el formato presencial, profesionales de todo el mundo pueden registrarse, asistir, mostrar nuevos productos de su empresa, fidelizar a sus clientes, conocer a sus competidores, etc.

Una Feria Virtual permite a la empresa buscar, segmentar, auditar, contabilizar y estudiar a posteriori cuántas fueron las visitas realizadas, a qué stands entraron, qué conferencias escucharon o cuáles documentos descargaron, además de poder extraer conclusiones rápidas y publicar contenidos de calidad y de consumo dirigidos a un público determinado.

Los participantes visitan un stand virtual donde pueden relacionarse con otras personas de la empresa, encontrar documentación útil acerca del producto o servicio, interactuar con el comercial e incluso hacer networking.

 

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Ventajas de las ferias virtuales.

Las ferias virtuales conllevan un gran ahorro de costes para la empresas:

  1. Alquiler de espacio. Los espacios virtuales son mucho más económicos que los espacios físicos.
  2. Transporte de los productos al lugar donde se realiza el evento presencial (palacio de congresos, hotel, etc.)
  3. Montaje y desmontaje del stand.
  4. El catering, la comida es una forma de clásica de atraer gente a tu stand.
  5. Contratación de azafatas, en algunos casos, tanto para el catering como para entregar flyers o documentación de tu producto.
  6. Alojamiento para el/los comerciales que asistan al evento presencial
  7. Dietas para los empleados.

Son 7 interesantes motivos por los que deberíamos de probar este tipo de eventos.

Esa labor comercial que generaba muchísimos gastos a las empresas, actualmente se puede hacer tranquilamente desde una mesa de ordenador, ahorrándose todos los gastos que acabamos de comentar.

Según la revista Emprendedores, son muchas las razones que justifican la presencia de las empresas en las ferias: reforzar su imagen de marca, vender más, promocionar su último producto o servicio, buscar clientes, establecer contactos comerciales, tomar el pulso al mercado y a las tendencias, comprobar el grado de satisfacción de los clientes a tu producto, identificar y conocer mejor a tu competidores, proveedores, importadores o distribuidores…

Así que….. ¿por qué no seguir haciéndolas?

En Eurocongres somos especialistas en la organización de congresos, reuniones, seminarios, exposiciones comerciales y todo tipo de eventos corporativos. Nuestra experiencia de más de 35 años como OPC nos avala.

Además, nuestra plataforma Tu congreso virtual se adapta perfectamente a las necesidades de cada evento en particular y de cada cliente. Es una plataforma integral, de fácil uso y personalizable.

¡Déjanos asesorarte!

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ORGANIZAR UN CONGRESO VIRTUAL

Quizás estés pensando cómo organizar un congreso virtual pero no sabes por dónde empezar….

Hace unos años no le dábamos tanta importancia al formato virtual porque el presencial era al que todos estábamos acostumbrados. Es cierto que las reuniones virtuales han tomado mucha más fuerza en los últimos meses y tenemos que acostumbrarnos sí o sí a esta modalidad porque tiene muchas ventajas. Para nosotros, como especialistas en la organización de eventos, el formato híbrido, la unión de lo presencial con lo virtual, es el más adecuado pero mientras sigamos teniendo restricciones de aforo para las reuniones o cualquier tipo de evento, tenemos que seguir avanzando y trabajando con el formato solo virtual.

Como hemos dicho antes, este formato tiene muchas ventajas. Algunas de ellas son: eliminación de las barreras geográficas, gran ahorro de costes, permite llegar a una mayor audiencia, imagen actualizada del congreso.

Está claro que organizar un congreso virtual no es tarea fácil pero con la ayuda adecuada, la dificultad disminuye considerablemente. Si quieres saber los pasos para organizar un congreso virtual, sigue leyendo este artículo.

 

Contratación de una plataforma virtual.

La plataforma virtual es uno de los elementos más importantes a la hora de realizar un congreso virtual. Esta herramienta debe de ser muy intuitiva y fácil de manejar, ya que no todo el mundo está acostumbrado a moverse en entornos digitales. Algunas plataformas requieren y contienen demasiada información, lo cual hace su manejo más difícil todavía. Una plataforma difícil de manejar puede ser contraproducente, hay que tenerlo bien presente.

La plataforma debe de contener los siguientes elementos:

  • Registro de usuarios como congresista, ponente, patrocinador, comunicador, comité, etc.
  • Un espacio para gestionar, recepcionar y aceptar las comunicaciones, así como para preguntas.
  • Un espacio para crear y gestionar las ponencias, así como para poder realizar preguntas a los ponentes.
  • Espacio para gestionar las presentaciones, así como las mesas a debate.
  • Espacio para patrocinadores con stands virtuales y para los logos de cada empresa.
  • Zona de foro y coloquio con chat en directo para participantes con los ponentes, tanto si el congreso es en streaming o grabado.
  • Zona de pósters
  • Programa del congreso

Creación de una página web o landing page.

Esta web es otro de los elementos más importantes a la hora de organizar un congreso virtual. Debe de contener información clara y precisa sobre el evento o congreso en cuestión, cuál es la temática y a quién va dirigido. Si no sabes las diferencias entre una y otra, puedes encontrarlas en este post. En nuestro caso, recomendamos más una landing page.

La creación de esta landing page es uno de los pasos más importantes para identificar a tu público objetivo, para atraerlos y que asistan a tu evento virtual. Existe un término nemotécnico muy antiguo A.I.D.A., y que nos puede servir para definir qué pretendemos que caracterice a nuestra landing page, A. Atención  I. Interés  D. Deseo  A. Acción. Queremos que esta web despierte la atención de todos, que en ella se interactúe y converse sobre los temas de más actualidad, sobre una base científico-técnica, alimentando nuestro “Interés”, que nos despierte el “Deseo” de participar y de aportar. Finalmente la “Acción” les hará participar aportando cada uno su experiencia y siendo el congreso el punto de encuentro de todos ellos.

¿Qué debe incluir?

  • Formulario de registro. Hay que ponérselo fácil a los asistentes para que se registren. Este formulario debe de estar bien visible, debe de ir al principio de la página.
  • Pasarela de pago en donde se habilita el pago con tarjeta, transferencia bancaria, paypal, etc.
  • Fechas y horarios. Esta información tiene que ser clara y concisa, día de comienzo y de finalización y debe de estar bien visible.
  • Programa. Debe de contener el programa detallado del congreso, con la fecha y horario de cada comunicación, presentaciones de las empresas, mesas de debate, pausas café, etc.
  • Comités. Quiénes son los miembros tanto del comité científico como del comité organizador.
  • Ponentes. Se debe incluir toda la información relativa a cada ponente, nombre, fotografía, temática de su ponencia, así como fecha y hora de la misma. Todo esto ayudará a los asistentes a identificar bien a los ponentes y a asistir a la charla que más le interese.
  • Patrocinadores.  Tienen que estar bien identificados y si existen diferentes categorías de patrocinios, deben ser visibles igualmente.
  • Redes sociales. La landing page  del congreso debe de contener un acceso directo a nuestras redes sociales. Son un instrumento de comunicación rápido y  además contienen la información más actualizada sobre el evento.

Una vez que los asistentes se hayan registrado, recibirán un email de confirmación con las claves para poder acceder a la plataforma. Todos los asistentes deben de registrarse en ella, ya que es la herramienta con la que se va a gestionar todo el congreso.

 

Difusión del congreso.

Para que un congreso tenga éxito de participantes, hay que establecer un buen plan de comunicación antes del comienzo del mismo.

Se deben de programar las comunicaciones para hacer varios envíos de emails y darle difusión al congreso. Se pueden utilizar herramientas de envíos masivos como mailchimp, mailrelay, active campaign, etc., para seguir atrayendo al público objetivo y creando expectación y deseo de participar.

Las redes sociales son otro de los instrumentos de comunicación. Contienen la información más actualizada sobre el evento, además son una herramienta muy eficaz a la hora de la inmediatez. Deben de servir igualmente para generar expectación y para que los participantes estén al tanto de los plazos de registro al congreso, plazos de envío de comunicaciones, etc.

Si queremos organizar un congreso virtual, es fundamental estar familiarizados y actualizados con las diferentes herramientas digitales que existen en el mercado. En el caso de que sea un formato presencial, todas estas herramientas nos sirven igualmente.

 

El papel fundamental de la secretaría técnica.

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La secretaría técnica es la base del éxito de un congreso o evento. Es el especialista en la materia, el asistente virtual entre el participante al congreso y la plataforma. Gestiona toda la información del congreso a través de ésta, además tiene un conocimiento absoluto de la misma y guiará al congresista/ponente/patrocinador, a través de ella, en caso de dificultad.

Igualmente será la encargada del control y seguimiento de las inscripciones, de la elaboración del plan de comunicación precongreso, de la recepción de las comunicaciones y ponencias, de la gestión de las redes sociales, del contacto permanente con todos los participantes al congreso antes, durante y después del mismo, así como con todos los miembros del Comité Científico y del Comité Organizador informándoles debidamente.

La secretaría técnica es la clave para que el organizar un congreso virtual sea totalmente profesional. No es lo mismo que el Comité Organizador tenga que estar pendiente de recoger toda la información en la plataforma, de asistir a los congresistas en caso de necesitar ayuda con ésta, de vigilar los plazos de entrega de comunicaciones o ponencias, etc. a que esta labor sea realizada por un departamento especialista.

 

Son muchos elementos los que hay que tener en cuenta a la hora de organizar un evento virtual. Nuestra plataforma, Tu Congreso Virtual, permite una gestión integral para la organización de congresos virtuales. Es de fácil uso y también se puede personalizar para cada evento en particular, sean webinars, reuniones virtuales, exposiciones comerciales, etc. Además, en Eurocongres tenemos una experiencia que nos avala de más de 35 años como empresa organizadora profesional de congresos (OPC), con más de 200 congresos organizados.

¡Déjanos asesorarte, contáctanos sin compromiso!

 

 

 

plataforma para congresos virtuales

LA PLATAFORMA DE CONGRESOS VIRTUALES QUE SE ADAPTA A TUS NECESIDADES.

 

A raíz de lo acontecido en los últimos meses, ha habido una tendencia al alza de las reuniones virtuales y es por ello por lo que han surgido numerosas plataformas para congresos virtuales.

El sector de los congresos es uno de los más importantes en nuestro país. Cada año se celebran una gran cantidad de eventos, reuniones o seminarios. Es una de las mejores formas para que las empresas y organizaciones pueden dar a conocer sus últimas novedades, debatir asuntos de interés o poner en común distintos puntos de vista.

Hoy en día son ya muchos los congresos que ofrecen la posibilidad de asistir de forma online, principalmente para todas aquellas personas que, de otra forma, no podrían acudir. ¡Los eventos virtuales son tendencia!

 

VENTAJAS DE UN CONGRESO VIRTUAL.

A pesar de que siempre será preferible un evento presencial a un evento virtual, con este formato online se pueden obtener multitud de ventajas que te vamos a enumerar.

  • Mayor difusión del evento. Llega a todos los asistentes virtuales independientemente de su localización geográfica.
  • Ahorro de costes. Tanto de alquiler de espacios como otros gastos que implican directamente a los asistentes: reserva de hotel, billetes de avión, dietas….
  • Imagen actualizada. Gracias al uso de las nuevas tecnologías, se puede dar una imagen mucho más actualizada al congreso.
  • No más barreras. Elimina las barreras físicas y temporales y los límites de asistencia. Aumenta la audiencia y se incrementa la rentabilidad.
  • Streaming. Se puede emitir en directo a través de streaming, con posterior acceso a los vídeos de las distintas ponencias y charlas.

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CÓMO FUNCIONA NUESTRA PLATAFORMA PARA CONGRESOS VIRTUALES.

En Eurocongres hemos creado una plataforma para congresos virtuales que facilitará la organización de tu evento, y que se adapta perfectamente a tus necesidades. Cuenta con las siguientes características:

  • Web principal del congreso: Acceso Identificado (con usuario y contraseña). Acceso a Contenidos “Protegidos”.
  •  Sin límite de espectadores en el congreso.
  •  Se mantiene la privacidad de los invitados.
  •  Graba automáticamente las ponencias de tu congreso virtual para permitir a los asistentes un revisionado posterior.
  •  Monetiza tu congreso virtual restringiendo el acceso solo para los participantes que hayan pagado para asistir al evento.
  •  Secretaría técnica: información y atención permanente.
  •  Comunicaciones: habilitamos zonas privadas para su recepción y revisión.
  •  Póster u oral: Los pósters llegarán en un formato digital; y las comunicaciones orales, en un formato audiovisual.
  •  Ponencias: toda la información actualizada, protegida y ordenada para la divulgación en el evento.
  •  Zona de foro y coloquio: chat en directo de participantes.
  •  Control de asistencia para emisión de Certificados.
  •  Stands virtuales y patrocinios online.

Tu Congreso Virtual es la solución “todo en uno” definitiva para la organización de congresos y eventos virtuales e híbridos. ¡Consúltanos sin compromiso!

¡Entra en el mundo virtual y conecta con una audiencia mundial!

 

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VENTAJAS DE LOS EVENTOS HÍBRIDOS

LOS EVENTOS HÍBRIDOS: la mejor opción en los tiempos actuales.

Para cualquier tipo de encuentro de carácter científico o reuniones empresariales, el formato híbrido es la solución más adecuada. En este post conocerás todas las ventajas de este tipo de formato, la unión perfecta entre el mundo virtual y el presencial.

Cualquier reunión empresarial o de carácter científico sólo presencial ha dejado de existir por un tiempo. Algunas de las causas son el distanciamiento social que imponen las autoridades competentes así como la limitación de aforo. Lamentablemente, esta situación va a perdurar durante un tiempo.

Está claro que todo volverá a ser como antes pero mientras tanto tenemos que seguir avanzando, especialmente cuando hay soluciones para ello.

¿Qué ventajas tiene el formato híbrido?

  • Consigue una mayor asistencia. A muchas personas les resulta difícil el asistir a reuniones de carácter científico de forma presencial por falta de tiempo, debido al desplazamiento o a tener que solicitar días libre de trabajo…
  • Permite reducir los costes relacionados con la asistencia al acto como billetes de avión, estancia de hoteles, restaurantes…
  • Los organizadores transmiten a los participantes la impresión de que están a la vanguardia de las últimas novedades y tecnologías.
  • Toda la información permanece de forma virtual. Se puede acceder a ella en cualquier momento, tanto la persona que ha asistido presencialmente como el que ha asistido sólo de forma virtual.
  • No a todas las personas les gusta el entorno virtual, especialmente a las que no hacen demasiado uso de las nuevas tecnologías….  En cualquier caso, los participantes que quieran asistir presencialmente pueden seguir haciéndolo también.
  • Para muchas personas, todavía es necesario el contacto cara a cara.
  • Acceso a todas las charlas, talleres, conferencias, ponencias, tanto de los asistentes presenciales como de los asistentes virtuales, tantas veces como deseen.

En nuestra opinión, la mayor ventaja de los eventos híbridos es que reduce considerablemente la posibilidad de cancelación. Si finalmente no se puede llevar a cabo de forma presencial, el evento puede continuar desarrollándose de forma 100% virtual.

Si bien es cierto que el formato presencial es insustituible, actualmente vivimos en un período de integración de ambas experiencias, consiguiendo resultados sorprendentes.

Por lo tanto, y en este sentido, la conjugación de ambos formatos –el virtual y el presencial- es la mejor opción. Permite poder vivir una experiencia innovadora, a la vez que los gastos se reducen en gran medida.

En Eurocongres somos especialistas en la organización de congresos, reuniones, seminarios, exposiciones y todo tipo de actividades sociales. Nuestra experiencia de más de 35 años como OPC nos avala.

Además, nuestra plataforma Tu congreso virtual se adapta perfectamente a las necesidades de cada cliente. Es de fácil uso y personalizable.

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ORGANIZADOR PROFESIONAL DE CONGRESOS (OPC).

Organizar un congreso no es tarea fácil. Todos los servicios y tareas que requiere la organización de un congreso supone mucho tiempo y dedicación por parte del Comité Organizador y, es por ello, por lo que surge la figura del “Organizador Profesional de Congresos”, el OPC.

¿Qué es exactamente un OPC?

Entre las funciones del Organizador Profesional de Congresos están la de ofrecer asesoramiento a la persona o personas que organizan el evento empresarial o científico y posteriormente planificar todos los aspectos para conseguir que sea todo un éxito.

El OPC es el especialista en la materia. Tiene un conocimiento absoluto de todos los aspectos relacionados con las infraestructuras, proveedores y servicios necesarios que intervienen en el desarrollo de un congreso. Esto permite descargar muchas tareas técnicas en un equipo de trabajo multidisciplinar, con experiencia y dotado de los medios tecnológicos adecuados.

Cómo elegir a un buen OPC.

Existen numerosas cualidades que se suelen valorar a la hora de contratar un OPC.

  • Compromiso con el proyecto para conseguir que el evento sea un éxito.
  • Habilidad empresarial para saber negociar con las empresas subcontratadas.
  • Creatividad para proponer ideas con el fin de que el evento sea único y memorable.
  • Capacidad de liderazgo para coordinar tanto a su equipo como a todos los proveedores involucrados.
  • Capacidad de resolución, por mucho que un evento se planifique perfectamente a lo largo de muchos meses, siempre hay contratiempos de última hora que hay que solucionar sobre la marcha.
  • Experiencia, siempre se ha dicho que la experiencia es un grado.

eurocongres - organizador profesional de congresos

En resumen, el papel del OPC es primordial a la hora de organizar un congreso ya que trabaja de forma conjunta con el Comité Organizador. Le facilita todos los aspectos involucrados en el evento:

  • Atiende a todas las dudas y necesidades del mismo
  • Le asesora con la solución más adecuada para cada problema
  • Planifica todos los aspectos
  • Atiende a todos los plazos fijados
  • Negocia con los proveedores
  • Se compromete al 100% con el proyecto

En Eurocongres somos especialistas en la organización de congresos, reuniones, seminarios, exposiciones y todo tipo de actividades sociales. Nuestra experiencia de más de 35 años como OPC nos avala.

Nuestra plataforma Tu Congreso Virtual  te ayudará en el caso de que decidas elegir el formato híbrido o virtual.

¡Déjanos asesorarte, seguro que podemos ayudarte!

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CAMBIOS EN LA ORGANIZACIÓN DE LOS EVENTOS

En los últimos meses han habido muchos cambios en la organización de eventos.

Hasta el 14 de Marzo 2020 los eventos presenciales, bien sean empresariales o reuniones en torno a un tema común, eran una herramienta muy útil para atraer potenciales clientes, además de para discutir a la vez que para interactuar con otras personas.

Hace no tanto tiempo, vivíamos en un mundo “normal” o por lo menos nosotros lo considerábamos así.

A partir de esa fecha, lo primero que se suspendió fue la realización de eventos en el mundo. ¡Una sacudida bien fuerte para todas las empresas que nos dedicamos a ello….!

Pero no todo queda ahí porque seguramente sean de las últimas actividades en restablecerse como las conocíamos antes. Es por ello por lo que tenemos que subirnos todos sí o sí al carro de las nuevas tecnologías.

Qué ha pasado.

Durante estos 3 meses, hemos tenido que ponernos al día, a marchas forzadas, en el mundo digital. ¡Y lo hemos conseguido!

Hemos aprendido a tele trabajar, hemos aprendido a utilizar diferentes herramientas de videoconferencias como zoom, skype, google meet, para poder continuar con nuestro trabajo. Incluso hemos aprendido a disfrutar con los amigos de “cervecitas virtuales”…. Pero nos hemos dado cuenta de que ¡ésto no nos convence del todo!

Las personas seguimos necesitando el contacto humano, el cara a cara, tanto a nivel profesional como a nivel personal. Si bien es cierto que estamos viviendo muchos cambios en la organización de eventos, dentro de un tiempo, todo volverá a su ser.

Eventos híbridos: una solución en el “mientras tanto…”

Actualmente todas las reuniones deben de respetar la limitación de aforo impuesta por las autoridades, y es ahí donde nace una solución perfecta: los eventos híbridos.

Una conjugación muy adecuada del modo presencial y del modo virtual. En el primero es necesario limitar el número de asistentes, pero en el segundo no hay límite, por lo que de esta forma consigues un mayor alcance. Además en el formato solo presencial existía también una limitación de aforo, delimitada por el espacio físico contratado para celebrar el evento. Sin duda alguna, la unión de ambos formatos permite llegar a un número ilimitado de asistentes. Ha habido un gran cambio en la celebración de eventos presenciales que tenemos que asumir, pero hay soluciones para ello.

El formato virtual ha llegado para quedarse.

Durante estos meses muchos de nosotros hemos asistido a diferentes tipos de eventos digitales sean webinars, reuniones de empresa, conferencias, visitas a museos, un sinfín de actividades que nos han mantenido tele trabajando a la vez que “distraídos” mientras estábamos confinados. Y, aún no queriendo, finalmente nos hemos tenido que acostumbrar a este tipo de formato, sin más remedio. Y ya que hemos aprendido a la vez que acostumbrado, va a perdurar. Sin duda alguna, ¡lo virtual ha llegado para quedarse!

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Hemos experimentado un gran cambio, en este período tan corto. Se nos ha abierto un abanico de formatos: el presencial, el virtual y el híbrido. Hemos sido y somos protagonistas de un cambio histórico y de un crecimiento exponencial de todo lo relacionado con las nuevas tecnologías.

En cualquier caso y, a pesar de todos los cambios en la organización de los eventos, las reuniones empresariales o los congresos médicos o científicos presenciales volverán, seguro que volverán porque necesitamos el contacto, somos muy de vernos las caras, muy de estrecharnos la mano, muy de abrazarnos y besarnos…. No tenemos ni idea de cuánto tardaremos, pero lo haremos, ¡seguro que lo haremos!

¿Qué pensáis vosotros? ¡Nos encantaría leer vuestros comentarios!

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