¿Sabes qué es un evento sostenible? 

Antes de la pandemia, diariamente se celebraban en el mundo entero multitud de eventos de distinta índole y tamaño. Éstos generaban un alto impacto negativo sobre el medio ambiente y sobre las personas.

 

Cada vez son más las empresas que deciden apostar por la sostenibilidad…

Y esta característica se ha trasladado también al sector de los eventos. Actualmente la presencialidad de este sector se ha visto paralizada debido a la pandemia y experimentará durante este año 2021 un crecimiento lento. Es por este motivo que han surgido las reuniones híbridas o las reuniones virtuales, unos conceptos a los que no le dábamos tanta importancia hasta hace unos meses, pero que ya existían.

Está claro que las reuniones virtuales son mucho más sostenibles ya que reducen significativamente las emisiones de carbono. En este caso, vuelos, traslados, alojamientos, distribución de alimentos y bebidas, consumibles de papel, residuos, servicios de limpieza, luces, pantallas y demás emisiones no se producen, por lo que estamos dándole un respiro a nuestro planeta.

 

Motivos por los que un evento presencial puede no ser sostenible.

Existen numerosas causas, algunas de ellas pueden ser:

• Incremento de residuos
• Elevado consumo de energía, agua o alimentos
• Generación de contaminación atmosférica, contaminación acústica y lumínica
• Aumento del riesgo de accidentes
• Mayor degradación del entorno

Tips para que tu reunión o congreso presencial sea sostenible.

Elige bien la sede.

Con el máximo de salas de reunión que tengan luz natural. Se debe de sustituir la cartelería para indicación por pantallas. La sede elegida debe de contar con certificaciones de calidad ambiental, aplicación de políticas de gestión de residuos y uso eficiente de agua/energía. Asimismo, que sea una sede accesible a pie, transporte público o servicio de shuttle contratado por la organización. De lo que se trata es de evitar el transporte en coche de forma individual.

Pásate a lo digital.

Todas las informaciones, confirmaciones, comunicaciones, etc. deben de enviarse por correo electrónico. Además, incluye una app con toda la información del congreso o reunión o utiliza códigos QR para el acceso al recinto. Asimismo, los asistentes pueden descargarse aplicaciones para escanear tarjetas de visitas. En el caso de tener que utilizar papel, minimiza su uso o de otra forma, utiliza papel reciclado.

Elige y contrata proveedores sostenibles.

Asegúrate bien que éstos sigan criterios de sostenibilidad, ya que existen muchos proveedores que sí lo hacen desde hace tiempo.

Elige hoteles sostenibles.

Al igual que las sedes, los hoteles elegidos deben de ser sostenibles en cuanto a certificación y accesibilidad a los mismos.

Contrata el mayor número de proveedores locales.

Se deben de utilizar también productos locales en los caterings o almuerzos de trabajo. De esta forma se minimiza el transporte de los productos hasta el lugar de celebración. Utiliza vajilla o cubertería lavable o reciclada, en caso de usar y tirar.

Evita la contaminación acústica y lumínica.

Utiliza por ejemplo luces led o de bajo consumo en el caso de la luz y coloca altavoces en lugares estratégicos para distribuir y reducir el sonido de forma eficiente.

Identifica puntos de luz estratégicos.

El objetivo de este punto es reducir el número de bombillas y de puntos de luz.

Elige la opción de más platos fríos que calientes.

De esta forma estás evitando utilizar los fuegos u hornillas eléctricas.

Reduce el consumo de agua.

Tanto en los baños como en los grifos o en las cisternas.

Artículos de merchandising.

Si necesitas utilizar estos artículos, intenta que sean fabricados a partir de materiales biodegradables o reciclados.

Puntos de recogida selectiva.

Estudia los lugares estratégicos para colocarlos, tanto para residuos orgánicos como inorgánicos.

 

Ventajas de los eventos sostenibles.

1. Reducen considerablemente el impacto al medio ambiente.
2. Da un valor añadido al evento, tanto humano como medioambiental.
3. Apoya a la economía y al empleo local.
4. Aporta buena imagen al evento, a las empresas y a las marcas que participan.
5. Ahorra dinero tanto a la organización como a los participantes.
6. Sensibiliza y educa a todos los grupos de personas que participan en el evento, como son los participantes, proveedores y patrocinadores.
7. Inspira la innovación y la creatividad, aportando soluciones eco sostenibles.

 

Una vez concluido el evento, hay que continuar con la sostenibilidad, prestando atención al desmontaje, a la gestión de los residuos y a reciclar todos los elementos no utilizados.

Organizar un evento sostenible es más fácil de lo que parece. Únicamente requiere planificación y mucho compromiso por parte de los organizadores, participantes y todas las personas involucradas en la organización del mismo. Adoptar las medidas adecuadas para reducir el impacto negativo tanto ambiental como social, es nuestro compromiso con el medioambiente. ¡Es la  responsabilidad de cada uno de nosotros cuidar de nuestro planeta!

Si necesitas asesoramiento o bien organizar un evento sostenible, bien sea presencial o virtual, contáctanos sin compromiso, ¡seguro que podemos ayudarte!.

Quizás estés pensando cómo organizar un congreso virtual pero no sabes por dónde empezar….

Hace unos años no le dábamos tanta importancia al formato virtual porque el presencial era al que todos estábamos acostumbrados. Es cierto que las reuniones virtuales han tomado mucha más fuerza en los últimos meses y tenemos que acostumbrarnos sí o sí a esta modalidad porque tiene muchas ventajas. Para nosotros, como especialistas en la organización de eventos, el formato híbrido, la unión de lo presencial con lo virtual, es el más adecuado pero mientras sigamos teniendo restricciones de aforo para las reuniones o cualquier tipo de evento, tenemos que seguir avanzando y trabajando con el formato solo virtual.

Como hemos dicho antes, este formato tiene muchas ventajas. Algunas de ellas son: eliminación de las barreras geográficas, gran ahorro de costes, permite llegar a una mayor audiencia, imagen actualizada del congreso.… Si quieres conocer más ventajas sobre los eventos virtuales, te invitamos a leer este post.

Está claro que organizar un congreso virtual no es tarea fácil pero con la ayuda adecuada, la dificultad disminuye considerablemente. Si quieres saber los pasos para organizar un congreso virtual, sigue leyendo este artículo.

 

Contratación de una plataforma virtual.

La plataforma virtual es uno de los elementos más importantes a la hora de realizar un congreso virtual. Esta herramienta debe de ser muy intuitiva y fácil de manejar, ya que no todo el mundo está acostumbrado a moverse en entornos digitales. Algunas plataformas requieren y contienen demasiada información, lo cual hace su manejo más difícil todavía. Una plataforma difícil de manejar puede ser contraproducente, hay que tenerlo bien presente.

La plataforma debe de contener los siguientes elementos:

• Registro de usuarios como congresista, ponente, patrocinador, comunicador, comité, etc.
• Un espacio para gestionar, recepcionar y aceptar las comunicaciones, así como para preguntas.
• Un espacio para crear y gestionar las ponencias, así como para poder realizar preguntas a los ponentes.
• Espacio para gestionar las presentaciones, así como las mesas a debate.
• Espacio para patrocinadores con stands virtuales y para los logos de cada empresa.
• Zona de foro y coloquio con chat en directo para participantes con los ponentes, tanto si el congreso es en streaming o grabado.
• Zona de pósters
• Programa del congreso

Creación de una página web o landing page.

Esta web es otro de los elementos más importantes a la hora de organizar un congreso virtual. Debe de contener información clara y precisa sobre el evento o congreso en cuestión, cuál es la temática y a quién va dirigido. Si no sabes las diferencias entre una y otra, puedes encontrarlas en este post. En nuestro caso, recomendamos más una landing page.

La creación de esta landing page es uno de los pasos más importantes para identificar a tu público objetivo, para atraerlos y que asistan a tu evento virtual. Existe un término nemotécnico muy antiguo A.I.D.A., y que nos puede servir para definir qué pretendemos que caracterice a nuestra landing page, A. Atención  I. Interés  D. Deseo  A. Acción. Queremos que esta web despierte la atención de todos, que en ella se interactúe y converse sobre los temas de más actualidad, sobre una base científico-técnica, alimentando nuestro “Interés”, que nos despierte el “Deseo” de participar y de aportar. Finalmente la “Acción” les hará participar aportando cada uno su experiencia y siendo el congreso el punto de encuentro de todos ellos.

¿Qué debe incluir?

• Formulario de registro. Hay que ponérselo fácil a los asistentes para que se registren. Este formulario debe de estar bien visible, debe de ir al principio de la página.
• Pasarela de pago en donde se habilita el pago con tarjeta, transferencia bancaria, paypal, etc.
• Fechas y horarios. Esta información tiene que ser clara y concisa, día de comienzo y de finalización y debe de estar bien visible.
• Programa. Debe de contener el programa detallado del congreso, con la fecha y horario de cada comunicación, presentaciones de las empresas, mesas de debate, pausas café, etc.
• Comités. Quiénes son los miembros tanto del comité científico como del comité organizador.
• Ponentes. Se debe incluir toda la información relativa a cada ponente, nombre, fotografía, temática de su ponencia, así como fecha y hora de la misma. Todo esto ayudará a los asistentes a identificar bien a los ponentes y a asistir a la charla que más le interese.
• Patrocinadores.  Tienen que estar bien identificados y si existen diferentes categorías de patrocinios, deben ser visibles igualmente.
• Redes sociales. La landing page  del congreso debe de contener un acceso directo a nuestras redes sociales. Son un instrumento de comunicación rápido y  además contienen la información más actualizada sobre el evento.

Una vez que los asistentes se hayan registrado, recibirán un email de confirmación con las claves para poder acceder a la plataforma. Todos los asistentes deben de registrarse en ella, ya que es la herramienta con la que se va a gestionar todo el congreso.

 

Difusión del congreso.

Para que un congreso tenga éxito de participantes, hay que establecer un buen plan de comunicación antes del comienzo del mismo.

Se deben de programar las comunicaciones para hacer varios envíos de emails y darle difusión al congreso. Se pueden utilizar herramientas de envíos masivos como mailchimp, mailrelay, active campaign, etc., para seguir atrayendo al público objetivo y creando expectación y deseo de participar.

Las redes sociales son otro de los instrumentos de comunicación. Contienen la información más actualizada sobre el evento, además son una herramienta muy eficaz a la hora de la inmediatez. Deben de servir igualmente para generar expectación y para que los participantes estén al tanto de los plazos de registro al congreso, plazos de envío de comunicaciones, etc.

Si queremos organizar un congreso virtual, es fundamental estar familiarizados y actualizados con las diferentes herramientas digitales que existen en el mercado. En el caso de que sea un formato presencial, todas estas herramientas nos sirven igualmente.

 

El papel fundamental de la secretaría técnica.

La secretaría técnica es la base del éxito de un congreso o evento. Es el especialista en la materia, el asistente virtual entre el participante al congreso y la plataforma. Gestiona toda la información del congreso a través de ésta, además tiene un conocimiento absoluto de la misma y guiará al congresista/ponente/patrocinador, a través de ella, en caso de dificultad.

Igualmente será la encargada del control y seguimiento de las inscripciones, de la elaboración del plan de comunicación precongreso, de la recepción de las comunicaciones y ponencias, de la gestión de las redes sociales, del contacto permanente con todos los participantes al congreso antes, durante y después del mismo, así como con todos los miembros del Comité Científico y del Comité Organizador informándoles debidamente.

La secretaría técnica es la clave para que el organizar un congreso virtual sea totalmente profesional. No es lo mismo que el Comité Organizador tenga que estar pendiente de recoger toda la información en la plataforma, de asistir a los congresistas en caso de necesitar ayuda con ésta, de vigilar los plazos de entrega de comunicaciones o ponencias, etc. a que esta labor sea realizada por un departamento especialista. Os invitamos a conocer todas las funciones que realiza la Secretaría Técnica antes, durante y después del congreso, relacionadas en otro de nuestros posts.

 

Son muchos elementos los que hay que tener en cuenta a la hora de organizar un evento virtual. Nuestra plataforma, Tu Congreso Virtual, permite una gestión integral para la organización de congresos virtuales. Es de fácil uso y también se puede personalizar para cada evento en particular, sean webinars, reuniones virtuales, exposiciones comerciales, etc. Además, en Eurocongres tenemos una experiencia que nos avala de más de 35 años como empresa organizadora profesional de congresos (OPC), con más de 200 congresos organizados.

¡Déjanos asesorarte, contáctanos sin compromiso!

 

 

 

Son muchas y muy variadas las funciones de la secretaría técnica. Esta figura juega un papel fundamental a la hora de organizar un congreso o evento.

Lo habitual es contratar una empresa especializada que asuma estas funciones, ya que son muchos los elementos a planificar que restan tiempo a los organizadores de las jornadas, congresos, seminarios, etc., de centrarse en lo verdaderamente importante para ellos, que es el contenido de la reunión.

La labor de la secretaría técnica es muy importante, se encarga de todos los aspectos relacionados antes de, durante y después del congreso. Es por ello que es necesaria la planificación del evento con bastante tiempo de antelación. Debe de ser el brazo ejecutor del Comité Organizador, asesorándoles con su experiencia y consensuando con él todos los aspectos.

En muchos casos, también ejerce de secretaría científica, dando recepción y ordenación a las ponencias, resúmenes y/o comunicaciones, elaborando el programa científico, haciendo el envío de certificados, preparando las necesidades de los ponentes en su exposición y en coordinación con el soporte logístico, etc.

Vamos a centrarnos en saber algunas de las funciones de la secretaría técnica en los congresos híbridos, ya que este tipo de evento es el más completo y el que creemos que más se va a imponer a partir de ahora. Si queréis conocer más sobre ellos, os invitamos a leer nuestro post “Ventajas de los eventos híbridos”.

 

Pero, ¿cuáles son realmente las funciones de la secretaría técnica?

Entre las funciones más relevantes se encuentran las siguientes:

• Alquiler y acondiciomiento de sedes.
• Elaboración y envío para la divulgación del congreso/reunión/asamblea/seminario…
• Creación de la imagen del congreso:  página web o landing page
• Comunicación y coordinación con Comités
• Asistencia permanente con invitados y congresistas
• Contratación de azafatas
• Punto de información
• Recepción y confirmación de inscripciones online
• Envío de código personal e intransferible
• Edición de facturas estándar y electrónicas
• Asesoramiento y negociación con proveedores
• Reajustes de presupuestos
• Diseño de puestas en escena para salas de ponencias y mesas de debate, salas de networking grabadas y en directo, salas de comunicaciones y salas de poster
• Diseño de exposiciones comerciales
• Gabinete de patrocinio
• Gestión de redes sociales
• Grabación de actividades presenciales para los eventos híbridos
• Alquiler de canales para la emisión en directo con chat
• Ruedas de prensa y protocolo
• Búsqueda de alojamiento para los asistentes
• Transporte de los asistentes desde los hoteles hasta la sede de celebración del congreso y viceversa
• Programa de acompañantes
• Servicio de catering durante los días que dure el congreso
• Contratación de los espacios para los actos sociales y organización de los mismos
• Asistencia a los congresistas virtuales

Confiar en un experto para gestionar la secretaría técnica de un evento conlleva no dejar nada a la suerte, pues son profesionales que se preocupan por todos los detalles organizativos.

En Eurocongres acumulamos una experiencia de más de treinta y cinco años, abarcando un amplio espectro de segmentos. Los profesionales que integramos esta empresa somos expertos en realizar las muchas y variadas tareas, como habéis visto, que implican la organización de congresos, ferias, convenciones, exposiciones y seminarios.

¿Te gustaría llevar a cabo un evento pero no sabes por dónde empezar….? Podemos asesorarte sin compromiso, ¡llámanos o envíanos un email!

 

Organizar eventos virtuales se ha convertido en la mejor solución en los tiempos actuales.

La pandemia nos ha hecho a todos reinventarnos a marchas forzadas. Si bien es cierto que las reuniones virtuales ya existían antes de ella, han tomado muchísima más fuerza en los últimos meses. Prácticamente cualquier evento presencial puede llevarse a cabo de forma virtual.

Los eventos presenciales como los congresos, jornadas, seminarios, ferias comerciales, etc. eran también una forma de ver a colegas de profesión, de saludarse y reunirse, una o varias veces al año. Además, los beneficios eran muy significativos para las empresas, para la optimización de las relaciones externas e internas, para hacer networking y para generar negocio. Actualmente lo presencial se ha tomado un descanso, pero este formato al que llevamos acostumbrados muchísimo tiempo, volverá. Organizar eventos virtuales se ha convertido en la solución en el “mientras tanto….”.

Pero, ¿por qué se han vuelto tan populares? Bueno, nos hemos dado cuenta de que éstos tienen numerosas ventajas, ya que permiten alcanzar un público más amplio, logran mayor convocatoria y requieren menos recursos económicos y materiales para llevarse a cabo.

Es cierto que en marzo, las empresas o instituciones eran mucho más reticentes a la hora de querer organizar eventos virtuales, pero meses después, ya son pocas las empresas que no hayan organizado ninguno.

 

¿Qué tipo de eventos virtuales se organizan?

Como hemos comentado anteriormente, prácticamente cualquier evento presencial puede adaptarse al formato online. Entre los más comunes están:

1. Webinars y conferencias.

El término Webinar es un neologismo que combina las palabras “web” y “seminario”. Se refiere a cualquier contenido en versión video cuyo principal objetivo sea educativo. Este tipo de evento favorece mucho la interacción entre el organizador y los asistentes. Es ideal para compartir contenido exclusivo con los asistentes.

2. Congresos.

Podríamos decir que los congresos son una especie de webinars de varios días de duración. Suelen durar entre 2 y 5 días y su principal contenido debe de ser formativo e innovador incluyendo debates en torno a temas actuales y de interés común. Los congresos online pueden ser de 3 formas:

• En streaming, es decir, en riguroso directo.
• Híbrido, parte grabada y parte en streaming.
• Grabado, todas las ponencias han sido grabadas con anterioridad a la fecha del congreso.

Si queréis saber más de los congresos virtuales, os invitamos a leer nuestro post “Organizar un congreso virtual“.

3. Ferias y exposiciones comerciales.

Desde el punto de vista comercial, las ferias virtuales se han convertido en la mejor alternativa actual para las empresas para seguir promocionándose o bien para dar a conocer un nuevo producto o servicio.

Una Feria Virtual permite a la empresa buscar, segmentar, auditar, contabilizar y estudiar a posteriori cuántas fueron las visitas realizadas, a qué stands entraron, qué conferencias escucharon o cuáles documentos descargaron, además de poder extraer conclusiones rápidas y publicar contenidos de calidad y de consumo dirigidos a un público determinado.

Los participantes visitan un stand virtual donde pueden relacionarse con los comerciales de la empresa, encontrar documentación útil acerca del producto o servicio, interactuar e incluso hacer networking.

Si queréis saber más sobre las ferias comerciales, os invitamos a leer otro de nuestros post “Ferias virtuales: la alternativa comercial actual“.

4. Reuniones de equipo.

Todos los meses se celebran unas 100 millones de reuniones online, a través de plataformas virtuales como skype, zoom, google meet, etc. Una ventaja muy clara del formato virtual para estas reuniones es el ahorro en costes, en tiempo y en desplazamientos. Además, simplifica las agendas, se puede grabar la sesión y se puede compartir documentos o enlaces. Igualmente permite que otras personas asistan de forma puntual a la reunión.

 

 

Tenemos la solución adecuada para que puedas realizar cualquier evento online de los antes mencionados, nuestra plataforma Tu Congreso Virtual. Es flexible, muy intuitiva y se adapta perfectamente a cualquiera de ellos. Permite una gestión integral, y se puede personalizar para cada evento en particular.

Además, en Eurocongres tenemos una experiencia que nos avala de más de 35 años como empresa organizadora profesional de congresos (OPC), con un bagage de más de 200 congresos organizados.

¡Déjanos asesorarte, contáctanos sin compromiso!

Las ferias virtuales se han convertido en la mejor alternativa comercial actual.

Las ferias han existido a lo largo de la historia. Siempre ha habido esa necesidad de intercambio comercial. Es cierto que éstas han ido adaptándose a lo largo de los tiempos.

Siguen siendo una de las formas más eficaces para promocionarse las empresas o marcas y debe de continuar siendo así cuando ahora existe una alternativa para ello: las ferias virtuales.  En estos tiempos, éstas se han convertido en la mejor alternativa comercial.

Es cierto que este sector es quizás el que menos confianza nos ha dado a la hora de llevarlo a cabo virtualmente, pero poco a poco iremos dándonos cuenta de que tiene mucha similitud con el formato presencial y de que todo se puede llevar al formato virtual.

Aunque el ser humano es sociable por naturaleza y necesita el contacto con otras personas tanto en lo personal como en lo profesional, insistimos en que en el “mientras tanto” son una alternativa bastante completa.

En cualquier caso, ya que han llegado, no creemos que vayan a desaparecer cuando todo esto acabe y podamos volver al formato presencial. Lo más novedoso que llega del mundo digital se queda con nosotros.

 

Por qué una feria virtual.

Aunque los eventos virtuales ya llevan un tiempo con nosotros, las ferias virtuales quizás sea la modalidad menos llevada a cabo hasta el momento.

Como su nombre indica, es una feria que se realiza de forma online. Al igual que en el formato presencial, profesionales de todo el mundo pueden registrarse, asistir, mostrar nuevos productos de su empresa, fidelizar a sus clientes, conocer a sus competidores, etc.

Una Feria Virtual permite a la empresa buscar, segmentar, auditar, contabilizar y estudiar a posteriori cuántas fueron las visitas realizadas, a qué stands entraron, qué conferencias escucharon o cuáles documentos descargaron, además de poder extraer conclusiones rápidas y publicar contenidos de calidad y de consumo dirigidos a un público determinado.

Los participantes visitan un stand virtual donde pueden relacionarse con otras personas de la empresa, encontrar documentación útil acerca del producto o servicio, interactuar con el comercial e incluso hacer networking.

 

Ventajas de las ferias virtuales.

Las ferias virtuales conllevan un gran ahorro de costes para la empresas:

1. Alquiler de espacio. Los espacios virtuales son mucho más económicos que los espacios físicos.
2. Transporte de los productos al lugar donde se realiza el evento presencial (palacio de congresos, hotel, etc.)
3. Montaje y desmontaje de tu stand.
4. Al no ser un evento presencial, no es necesario contratar tampoco el catering para tu stand.
5. Contratación de azafatas, en algunos casos.
6. Alojamiento para el/los comerciales que asistan al evento presencial
7. Dietas para los empleados.

Son 7 interesantes motivos por los que deberíamos de probar este tipo de eventos.

Esa labor comercial que generaba muchísimos gastos a las empresas, actualmente se puede hacer tranquilamente desde una mesa de ordenador, ahorrándose todos los gastos que acabamos de comentar.

Según la revista Emprendedores, son muchas las razones que justifican la presencia de las empresas en las ferias: reforzar su imagen de marca, vender más, promocionar su último producto o servicio, buscar clientes, establecer contactos comerciales, tomar el pulso al mercado y a las tendencias, comprobar el grado de satisfacción de los clientes a tu producto, identificar y conocer mejor a tu competidores, proveedores, importadores o distribuidores…

Así que….. ¿por qué no seguir haciéndolas?

En Eurocongres somos especialistas en la organización de congresos, reuniones, seminarios, exposiciones comerciales y todo tipo de eventos corporativos. Nuestra experiencia de más de 35 años como OPC nos avala.

Además, nuestra plataforma Tu congreso virtual se adapta perfectamente a las necesidades de cada evento en particular y de cada cliente. Es una plataforma integral, de fácil uso y personalizable.

¡Déjanos asesorarte!

 

A raíz de lo acontecido en los últimos meses, ha habido una tendencia al alza de las reuniones virtuales y es por ello por lo que han surgido numerosas plataformas para congresos virtuales.

El sector de los congresos es uno de los más importantes en nuestro país. Cada año se celebran una gran cantidad de eventos, reuniones o seminarios. Es una de las mejores formas para que las empresas y organizaciones pueden dar a conocer sus últimas novedades, debatir asuntos de interés o poner en común distintos puntos de vista.

Hoy en día son ya muchos los congresos que ofrecen la posibilidad de asistir de forma online, principalmente para todas aquellas personas que, de otra forma, no podrían acudir. ¡Los eventos virtuales son tendencia!

 

VENTAJAS DE UN CONGRESO VIRTUAL.

A pesar de que siempre será preferible un evento presencial a un evento virtual, con este formato online se pueden obtener multitud de ventajas que te vamos a enumerar.

• Mayor difusión del evento. Llega a todos los asistentes virtuales independientemente de su localización geográfica.
• Ahorro de costes. Tanto de alquiler de espacios como otros gastos que implican directamente a los asistentes: reserva de hotel, billetes de avión, dietas….
• Imagen actualizada. Gracias al uso de las nuevas tecnologías, se puede dar una imagen mucho más actualizada al congreso.
• No más barreras. Elimina las barreras físicas y temporales y los límites de asistencia. Aumenta la audiencia y se incrementa la rentabilidad.
• Streaming. Se puede emitir en directo a través de streaming, con posterior acceso a los vídeos de las distintas ponencias y charlas.

CÓMO FUNCIONA NUESTRA PLATAFORMA PARA CONGRESOS VIRTUALES.

En Eurocongres hemos creado una plataforma para congresos virtuales que facilitará la organización de tu evento, y que se adapta perfectamente a tus necesidades. Cuenta con las siguientes características:

• Web principal del congreso: Acceso Identificado (con usuario y contraseña). Acceso a Contenidos “Protegidos”.
•  Sin límite de espectadores en el congreso.
•  Se mantiene la privacidad de los invitados.
•  Graba automáticamente las ponencias de tu congreso virtual para permitir a los asistentes un revisionado posterior.
•  Monetiza tu congreso virtual restringiendo el acceso solo para los participantes que hayan pagado para asistir al evento.
•  Secretaría técnica: información y atención permanente.
•  Comunicaciones: habilitamos zonas privadas para su recepción y revisión.
•  Póster u oral: Los pósters llegarán en un formato digital; y las comunicaciones orales, en un formato audiovisual.
•  Ponencias: toda la información actualizada, protegida y ordenada para la divulgación en el evento.
•  Zona de foro y coloquio: chat en directo de participantes.
•  Control de asistencia para emisión de Certificados.
•  Stands virtuales y patrocinios online.

Tu Congreso Virtual es la solución “todo en uno” definitiva para la organización de congresos y eventos virtuales e híbridos. ¡Consúltanos sin compromiso!

¡Entra en el mundo virtual y conecta con una audiencia mundial!

 

LOS EVENTOS HÍBRIDOS: la mejor opción en los tiempos actuales.

Para cualquier tipo de encuentro de carácter científico o reuniones empresariales, el formato híbrido es la solución más adecuada. En este post conocerás todas las ventajas de este tipo de formato, la unión perfecta entre el mundo virtual y el presencial.

Cualquier reunión empresarial o de carácter científico sólo presencial ha dejado de existir por un tiempo. Algunas de las causas son el distanciamiento social que imponen las autoridades competentes así como la limitación de aforo. Lamentablemente, esta situación va a perdurar durante un tiempo.

Está claro que todo volverá a ser como antes pero mientras tanto tenemos que seguir avanzando, especialmente cuando hay soluciones para ello.

¿Qué ventajas tiene el formato híbrido?

• Consigue una mayor asistencia. A muchas personas les resulta difícil el asistir a reuniones de carácter científico de forma presencial por falta de tiempo, debido al desplazamiento o a tener que solicitar días libre de trabajo…
• Permite reducir los costes relacionados con la asistencia al acto como billetes de avión, estancia de hoteles, restaurantes…
• Los organizadores transmiten a los participantes la impresión de que están a la vanguardia de las últimas novedades y tecnologías.
• Toda la información permanece de forma virtual. Se puede acceder a ella en cualquier momento, tanto la persona que ha asistido presencialmente como el que ha asistido sólo de forma virtual.
• No a todas las personas les gusta el entorno virtual, especialmente a las que no hacen demasiado uso de las nuevas tecnologías….  En cualquier caso, los participantes que quieran asistir presencialmente pueden seguir haciéndolo también.
• Para muchas personas, todavía es necesario el contacto cara a cara.
• Acceso a todas las charlas, talleres, conferencias, ponencias, tanto de los asistentes presenciales como de los asistentes virtuales, tantas veces como deseen.

En nuestra opinión, la mayor ventaja de los eventos híbridos es que reduce considerablemente la posibilidad de cancelación. Si finalmente no se puede llevar a cabo de forma presencial, el evento puede continuar desarrollándose de forma 100% virtual.

Si bien es cierto que el formato presencial es insustituible, actualmente vivimos en un período de integración de ambas experiencias, consiguiendo resultados sorprendentes.

Por lo tanto, y en este sentido, la conjugación de ambos formatos –el virtual y el presencial- es la mejor opción. Permite poder vivir una experiencia innovadora, a la vez que los gastos se reducen en gran medida.

En Eurocongres somos especialistas en la organización de congresos, reuniones, seminarios, exposiciones y todo tipo de actividades sociales. Nuestra experiencia de más de 35 años como OPC nos avala.

Además, nuestra plataforma Tu congreso virtual se adapta perfectamente a las necesidades de cada cliente. Es de fácil uso y personalizable.

¡Déjanos asesorarte!

Organizar un congreso no es tarea fácil. Todos los servicios y tareas que requiere la organización de un congreso supone mucho tiempo y dedicación por parte del Comité Organizador y, es por ello, por lo que surge la figura del “Organizador Profesional de Congresos”, el OPC.

¿Qué es exactamente un OPC?

Entre las funciones del Organizador Profesional de Congresos están la de ofrecer asesoramiento a la persona o personas que organizan el evento empresarial o científico y posteriormente planificar todos los aspectos para conseguir que sea todo un éxito.

El OPC es el especialista en la materia. Tiene un conocimiento absoluto de todos los aspectos relacionados con las infraestructuras, proveedores y servicios necesarios que intervienen en el desarrollo de un congreso. Esto permite descargar muchas tareas técnicas en un equipo de trabajo multidisciplinar, con experiencia y dotado de los medios tecnológicos adecuados.

Cómo elegir a un buen OPC.

Existen numerosas cualidades que se suelen valorar a la hora de contratar un OPC.

• Compromiso con el proyecto para conseguir que el evento sea un éxito.
• Habilidad empresarial para saber negociar con las empresas subcontratadas.
• Creatividad para proponer ideas con el fin de que el evento sea único y memorable.
• Capacidad de liderazgo para coordinar tanto a su equipo como a todos los proveedores involucrados.
• Capacidad de resolución, por mucho que un evento se planifique perfectamente a lo largo de muchos meses, siempre hay contratiempos de última hora que hay que solucionar sobre la marcha.
• Experiencia, siempre se ha dicho que la experiencia es un grado.

En resumen, el papel del OPC es primordial a la hora de organizar un congreso ya que trabaja de forma conjunta con el Comité Organizador. Le facilita todos los aspectos involucrados en el evento:

• Atiende a todas las dudas y necesidades del mismo
• Le asesora con la solución más adecuada para cada problema
• Planifica todos los aspectos
• Atiende a todos los plazos fijados
• Negocia con los proveedores
• Se compromete al 100% con el proyecto

En Eurocongres somos especialistas en la organización de congresos, reuniones, seminarios, exposiciones y todo tipo de actividades sociales. Nuestra experiencia de más de 35 años como OPC nos avala.

Nuestra plataforma Tu Congreso Virtual  te ayudará en el caso de que decidas elegir el formato híbrido o virtual.

¡Déjanos asesorarte, seguro que podemos ayudarte!