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FERIAS VIRTUALES, la alternativa comercial actual

Las ferias virtuales se han convertido en la mejor alternativa comercial actual.

Las ferias han existido a lo largo de la historia. Siempre ha habido esa necesidad de intercambio comercial. Es cierto que éstas han ido adaptándose a lo largo de los tiempos.

Siguen siendo una de las formas más eficaces para promocionarse las empresas o marcas y debe de continuar siendo así cuando ahora existe una alternativa para ello: las ferias virtuales.  En estos tiempos, éstas se han convertido en la mejor alternativa comercial.

Es cierto que este sector es quizás el que menos confianza nos ha dado a la hora de llevarlo a cabo virtualmente, pero poco a poco iremos dándonos cuenta de que tiene mucha similitud con el formato presencial y de que todo se puede llevar al formato virtual.

Aunque el ser humano es sociable por naturaleza y necesita el contacto con otras personas tanto en lo personal como en lo profesional, insistimos en que en el “mientras tanto” son una alternativa bastante completa.

En cualquier caso, ya que han llegado, no creemos que vayan a desaparecer cuando todo esto acabe y podamos volver al formato presencial. Lo más novedoso que llega del mundo digital se queda con nosotros.

 

Por qué una feria virtual.

Aunque los eventos virtuales ya llevan un tiempo con nosotros, las ferias virtuales quizás sea la modalidad menos llevada a cabo hasta el momento.

Como su nombre indica, es una feria que se realiza de forma online. Al igual que en el formato presencial, profesionales de todo el mundo pueden registrarse, asistir, mostrar nuevos productos de su empresa, fidelizar a sus clientes, conocer a sus competidores, etc.

Una Feria Virtual permite a la empresa buscar, segmentar, auditar, contabilizar y estudiar a posteriori cuántas fueron las visitas realizadas, a qué stands entraron, qué conferencias escucharon o cuáles documentos descargaron, además de poder extraer conclusiones rápidas y publicar contenidos de calidad y de consumo dirigidos a un público determinado.

Los participantes visitan un stand virtual donde pueden relacionarse con otras personas de la empresa, encontrar documentación útil acerca del producto o servicio, interactuar con el comercial e incluso hacer networking.

 

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Ventajas de las ferias virtuales.

Las ferias virtuales conllevan un gran ahorro de costes para la empresas:

  1. Alquiler de espacio. Los espacios virtuales son mucho más económicos que los espacios físicos.
  2. Transporte de los productos al lugar donde se realiza el evento presencial (palacio de congresos, hotel, etc.)
  3. Montaje y desmontaje de tu stand.
  4. Al no ser un evento presencial, no es necesario contratar tampoco el catering para tu stand.
  5. Contratación de azafatas, en algunos casos.
  6. Alojamiento para el/los comerciales que asistan al evento presencial
  7. Dietas para los empleados.

Son 7 interesantes motivos por los que deberíamos de probar este tipo de eventos.

Esa labor comercial que generaba muchísimos gastos a las empresas, actualmente se puede hacer tranquilamente desde una mesa de ordenador, ahorrándose todos los gastos que acabamos de comentar.

Según la revista Emprendedores, son muchas las razones que justifican la presencia de las empresas en las ferias: reforzar su imagen de marca, vender más, promocionar su último producto o servicio, buscar clientes, establecer contactos comerciales, tomar el pulso al mercado y a las tendencias, comprobar el grado de satisfacción de los clientes a tu producto, identificar y conocer mejor a tu competidores, proveedores, importadores o distribuidores…

Así que….. ¿por qué no seguir haciéndolas?

En Eurocongres somos especialistas en la organización de congresos, reuniones, seminarios, exposiciones comerciales y todo tipo de eventos corporativos. Nuestra experiencia de más de 35 años como OPC nos avala.

Además, nuestra plataforma Tu congreso virtual se adapta perfectamente a las necesidades de cada evento en particular y de cada cliente. Es una plataforma integral, de fácil uso y personalizable.

¡Déjanos asesorarte!

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ORGANIZAR UN CONGRESO VIRTUAL

Quizás estés pensando cómo organizar un congreso virtual pero no sabes por dónde empezar….

Hace unos años no le dábamos tanta importancia al formato virtual porque el presencial era al que todos estábamos acostumbrados. Es cierto que las reuniones virtuales han tomado mucha más fuerza en los últimos meses y tenemos que acostumbrarnos sí o sí a esta modalidad porque tiene muchas ventajas. Para nosotros, como especialistas en la organización de eventos, el formato híbrido, la unión de lo presencial con lo virtual, es el más adecuado pero mientras sigamos teniendo restricciones de aforo para las reuniones o cualquier tipo de evento, tenemos que seguir avanzando y trabajando con el formato solo virtual.

Como hemos dicho antes, este formato tiene muchas ventajas. Algunas de ellas son: eliminación de las barreras geográficas, gran ahorro de costes, permite llegar a una mayor audiencia, imagen actualizada del congreso.

Está claro que organizar un congreso virtual no es tarea fácil pero con la ayuda adecuada, la dificultad disminuye considerablemente. Si quieres saber los pasos para organizar un congreso virtual, sigue leyendo este artículo.

 

Contratación de una plataforma virtual.

La plataforma virtual es uno de los elementos más importantes a la hora de realizar un congreso virtual. Esta herramienta debe de ser muy intuitiva y fácil de manejar, ya que no todo el mundo está acostumbrado a moverse en entornos digitales. Algunas plataformas requieren y contienen demasiada información, lo cual hace su manejo más difícil todavía. Una plataforma difícil de manejar puede ser contraproducente, hay que tenerlo bien presente.

La plataforma debe de contener los siguientes elementos:

  • Registro de usuarios como congresista, ponente, patrocinador, comunicador, comité, etc.
  • Un espacio para gestionar, recepcionar y aceptar las comunicaciones, así como para preguntas.
  • Un espacio para crear y gestionar las ponencias, así como para poder realizar preguntas a los ponentes.
  • Espacio para gestionar las presentaciones, así como las mesas a debate.
  • Espacio para patrocinadores con stands virtuales y para los logos de cada empresa.
  • Zona de foro y coloquio con chat en directo para participantes con los ponentes, tanto si el congreso es en streaming o grabado.
  • Zona de pósters
  • Programa del congreso

Creación de una página web o landing page.

Esta web es otro de los elementos más importantes a la hora de organizar un congreso virtual. Debe de contener información clara y precisa sobre el evento o congreso en cuestión, cuál es la temática y a quién va dirigido. Si no sabes las diferencias entre una y otra, puedes encontrarlas en este post. En nuestro caso, recomendamos más una landing page.

La creación de esta landing page es uno de los pasos más importantes para identificar a tu público objetivo, para atraerlos y que asistan a tu evento virtual. Existe un término nemotécnico muy antiguo A.I.D.A., y que nos puede servir para definir qué pretendemos que caracterice a nuestra landing page, A. Atención  I. Interés  D. Deseo  A. Acción. Queremos que esta web despierte la atención de todos, que en ella se interactúe y converse sobre los temas de más actualidad, sobre una base científico-técnica, alimentando nuestro “Interés”, que nos despierte el “Deseo” de participar y de aportar. Finalmente la “Acción” les hará participar aportando cada uno su experiencia y siendo el congreso el punto de encuentro de todos ellos.

¿Qué debe incluir?

  • Formulario de registro. Hay que ponérselo fácil a los asistentes para que se registren. Este formulario debe de estar bien visible, debe de ir al principio de la página.
  • Pasarela de pago en donde se habilita el pago con tarjeta, transferencia bancaria, paypal, etc.
  • Fechas y horarios. Esta información tiene que ser clara y concisa, día de comienzo y de finalización y debe de estar bien visible.
  • Programa. Debe de contener el programa detallado del congreso, con la fecha y horario de cada comunicación, presentaciones de las empresas, mesas de debate, pausas café, etc.
  • Comités. Quiénes son los miembros tanto del comité científico como del comité organizador.
  • Ponentes. Se debe incluir toda la información relativa a cada ponente, nombre, fotografía, temática de su ponencia, así como fecha y hora de la misma. Todo esto ayudará a los asistentes a identificar bien a los ponentes y a asistir a la charla que más le interese.
  • Patrocinadores.  Tienen que estar bien identificados y si existen diferentes categorías de patrocinios, deben ser visibles igualmente.
  • Redes sociales. La landing page  del congreso debe de contener un acceso directo a nuestras redes sociales. Son un instrumento de comunicación rápido y  además contienen la información más actualizada sobre el evento.

Una vez que los asistentes se hayan registrado, recibirán un email de confirmación con las claves para poder acceder a la plataforma. Todos los asistentes deben de registrarse en ella, ya que es la herramienta con la que se va a gestionar todo el congreso.

 

Difusión del congreso.

Para que un congreso tenga éxito de participantes, hay que establecer un buen plan de comunicación antes del comienzo del mismo.

Se deben de programar las comunicaciones para hacer varios envíos de emails y darle difusión al congreso. Se pueden utilizar herramientas de envíos masivos como mailchimp, mailrelay, active campaign, etc., para seguir atrayendo al público objetivo y creando expectación y deseo de participar.

Las redes sociales son otro de los instrumentos de comunicación. Contienen la información más actualizada sobre el evento, además son una herramienta muy eficaz a la hora de la inmediatez. Deben de servir igualmente para generar expectación y para que los participantes estén al tanto de los plazos de registro al congreso, plazos de envío de comunicaciones, etc.

Si queremos organizar un congreso virtual, es fundamental estar familiarizados y actualizados con las diferentes herramientas digitales que existen en el mercado. En el caso de que sea un formato presencial, todas estas herramientas nos sirven igualmente.

 

El papel fundamental de la secretaría técnica.

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La secretaría técnica es la base del éxito de un congreso o evento. Es el especialista en la materia, el asistente virtual entre el participante al congreso y la plataforma. Gestiona toda la información del congreso a través de ésta, además tiene un conocimiento absoluto de la misma y guiará al congresista/ponente/patrocinador, a través de ella, en caso de dificultad.

Igualmente será la encargada del control y seguimiento de las inscripciones, de la elaboración del plan de comunicación precongreso, de la recepción de las comunicaciones y ponencias, de la gestión de las redes sociales, del contacto permanente con todos los participantes al congreso antes, durante y después del mismo, así como con todos los miembros del Comité Científico y del Comité Organizador informándoles debidamente.

La secretaría técnica es la clave para que el organizar un congreso virtual sea totalmente profesional. No es lo mismo que el Comité Organizador tenga que estar pendiente de recoger toda la información en la plataforma, de asistir a los congresistas en caso de necesitar ayuda con ésta, de vigilar los plazos de entrega de comunicaciones o ponencias, etc. a que esta labor sea realizada por un departamento especialista.

 

Son muchos elementos los que hay que tener en cuenta a la hora de organizar un evento virtual. Nuestra plataforma, Tu Congreso Virtual, permite una gestión integral para la organización de congresos virtuales. Es de fácil uso y también se puede personalizar para cada evento en particular, sean webinars, reuniones virtuales, exposiciones comerciales, etc. Además, en Eurocongres tenemos una experiencia que nos avala de más de 35 años como empresa organizadora profesional de congresos (OPC), con más de 200 congresos organizados.

¡Déjanos asesorarte, contáctanos sin compromiso!

 

 

 

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