Autor: Eurocongres S.A.

LOS CONGRESOS VIRTUALES, la mejor alternativa

Los congresos virtuales se han convertido en la mejor alternativa en los tiempos actuales.

Tanto presenciales, como híbridos o virtuales, los congresos han sido, son y seguirán siendo el punto de encuentro de profesionales del mismo sector. En ellos es donde interactúan y debaten temas de interés común. Hasta la fecha no ha habido ningún otro evento similar que pueda reemplazarlos, por lo que ¡deben continuar haciéndose!

Cada año se celebran multitud de congresos en cada país a los que asisten tanto congresistas como especialistas en una materia en concreto, de diferentes países. Es, sin duda alguna, uno de los sectores más importantes a nivel mundial.

Hemos tenido que adaptarnos a las nuevas circunstancias y hemos pasado de organizar prácticamente todos los congresos del formato presencial al virtual. Aunque este último ya apareció hace unos años, ha tomado mucha más fuerza en los últimos meses. Hay que acostumbrarse sí o sí a él, por lo tanto, ¡cambiemos el chip!

 

Tipos de eventos virtuales.

Los congresos virtuales son actualmente un reemplazo de los presenciales, debido a las restricciones de aforo. Además ofrecen multitud de ventajas.

Cuando podamos reunirnos de nuevo de forma presencial, muchos de los eventos se convertirán en híbridos. Este formato es la solución más completa, ya que une ambos. Puedes conocer todas las ventajas del mismo en nuestro post.

Actualmente, prácticamente cualquier evento presencial puede realizarse de forma virtual. Tanto congresos, seminarios, jornadas, conferencias, asambleas, presentaciones de productos, ferias comerciales, cursos de formación, entrevistas de expertos con interacción de asistentes….

El formato virtual permite un ahorro de costes considerable. No es necesario contratar personal, ni montar y desmontar stands, ni contratar servicio de catering, no existe alquiler de espacios…. Por lo tanto, un congresista que antes tenía pensado asistir a dos congresos anuales por los gastos que generaban, ahora podría asistir a muchos más.

Con las herramientas digitales necesarias y ayudados de una buena secretaría técnica, lo que puede parecer difícil se convierte en fácil.

plataforma para congresos virtuales

Pero….. ¿cómo funciona un congreso virtual?

Una vez que el asistente se registra en el congreso, puede acceder a la plataforma virtual. Con un perfil que creará él mismo en el que especificará sus datos profesionales, podrá navegar por los distintos espacios y áreas del congreso.

Un asistente que quiera participar en el congreso enviando una ponencia, deberá de registrarse como ponente. Si pertenece al Comité Organizador o Científico, deberá de registrarse como tal…. Todos y cada uno de los roles de los asistentes a un congreso, están contemplados en la plataforma.

Ésta contiene toda la información relativa al congreso incluyendo el programa y los horarios junto con todas las ponencias o comunicaciones, las pausas, los patrocinadores, la exposición comercial (en el caso de que la haya), etc.

Hoy en día los congresos virtuales se parecen mucho más a los presenciales de lo que nos podamos imaginar. Cuando el congreso comienza, lo primero que ve es una puesta en escena simulando a la perfección uno presencial. Dentro de la misma plataforma, se pueden organizar sesiones plenarias, sesiones paralelas, webnarios o sesiones de networking.

Las ponencias, pueden ser grabadas o en streaming, incluso una combinación de ambos formatos. El streaming, puede ser relativamente fácil si se contrata la ayuda adecuada. Además se ha convertido en una solución muy novedosa. En ambos casos, se puede interactuar con el ponente en directo a través de un chat o por correo electrónico.

La exposición comercial es una parte muy importante, en algunos congresos. La misma importancia se le puede dar en el formato virtual. Los asistentes pueden visitarla, pueden igualmente chatear con los patrocinadores y hacer networking. Incluso puede existir una estancia o sala virtual para conversaciones más distendidas.

 

Está claro que cada congreso es distinto pero nuestra plataforma, Tu Congreso Virtual, se puede adaptar a las necesidades de cada uno. Si necesitas más información sobre cómo organizar un congreso virtual, te invitamos a leer nuestro post.

Si estás pensando organizar otro tipo de evento diferente de los que acabamos de mencionar, y tienes dudas de si se puede llevar al formato virtual, déjanos un mensaje en este post.

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