Organizar eventos virtuales se ha convertido en la mejor solución en los tiempos actuales.

La pandemia nos ha hecho a todos reinventarnos a marchas forzadas. Si bien es cierto que las reuniones virtuales ya existían antes de ella, han tomado muchísima más fuerza en los últimos meses. Prácticamente cualquier evento presencial puede llevarse a cabo de forma virtual.

Los eventos presenciales como los congresos, jornadas, seminarios, ferias comerciales, etc. eran también una forma de ver a colegas de profesión, de saludarse y reunirse, una o varias veces al año. Además, los beneficios eran muy significativos para las empresas, para la optimización de las relaciones externas e internas, para hacer networking y para generar negocio. Actualmente lo presencial se ha tomado un descanso, pero este formato al que llevamos acostumbrados muchísimo tiempo, volverá. Organizar eventos virtuales se ha convertido en la solución en el “mientras tanto….”.

Pero, ¿por qué se han vuelto tan populares? Bueno, nos hemos dado cuenta de que éstos tienen numerosas ventajas, ya que permiten alcanzar un público más amplio, logran mayor convocatoria y requieren menos recursos económicos y materiales para llevarse a cabo.

Es cierto que en marzo, las empresas o instituciones eran mucho más reticentes a la hora de querer organizar eventos virtuales, pero meses después, ya son pocas las empresas que no hayan organizado ninguno.

 

¿Qué tipo de eventos virtuales se organizan?

Como hemos comentado anteriormente, prácticamente cualquier evento presencial puede adaptarse al formato online. Entre los más comunes están:

1. Webinars y conferencias.

El término Webinar es un neologismo que combina las palabras “web” y “seminario”. Se refiere a cualquier contenido en versión video cuyo principal objetivo sea educativo. Este tipo de evento favorece mucho la interacción entre el organizador y los asistentes. Es ideal para compartir contenido exclusivo con los asistentes.

2. Congresos.

Podríamos decir que los congresos son una especie de webinars de varios días de duración. Suelen durar entre 2 y 5 días y su principal contenido debe de ser formativo e innovador incluyendo debates en torno a temas actuales y de interés común. Los congresos online pueden ser de 3 formas:

• En streaming, es decir, en riguroso directo.
• Híbrido, parte grabada y parte en streaming.
• Grabado, todas las ponencias han sido grabadas con anterioridad a la fecha del congreso.

Si queréis saber más de los congresos virtuales, os invitamos a leer nuestro post “Organizar un congreso virtual“.

3. Ferias y exposiciones comerciales.

Desde el punto de vista comercial, las ferias virtuales se han convertido en la mejor alternativa actual para las empresas para seguir promocionándose o bien para dar a conocer un nuevo producto o servicio.

Una Feria Virtual permite a la empresa buscar, segmentar, auditar, contabilizar y estudiar a posteriori cuántas fueron las visitas realizadas, a qué stands entraron, qué conferencias escucharon o cuáles documentos descargaron, además de poder extraer conclusiones rápidas y publicar contenidos de calidad y de consumo dirigidos a un público determinado.

Los participantes visitan un stand virtual donde pueden relacionarse con los comerciales de la empresa, encontrar documentación útil acerca del producto o servicio, interactuar e incluso hacer networking.

Si queréis saber más sobre las ferias comerciales, os invitamos a leer otro de nuestros post “Ferias virtuales: la alternativa comercial actual“.

4. Reuniones de equipo.

Todos los meses se celebran unas 100 millones de reuniones online, a través de plataformas virtuales como skype, zoom, google meet, etc. Una ventaja muy clara del formato virtual para estas reuniones es el ahorro en costes, en tiempo y en desplazamientos. Además, simplifica las agendas, se puede grabar la sesión y se puede compartir documentos o enlaces. Igualmente permite que otras personas asistan de forma puntual a la reunión.

 

 

Tenemos la solución adecuada para que puedas realizar cualquier evento online de los antes mencionados, nuestra plataforma Tu Congreso Virtual. Es flexible, muy intuitiva y se adapta perfectamente a cualquiera de ellos. Permite una gestión integral, y se puede personalizar para cada evento en particular.

Además, en Eurocongres tenemos una experiencia que nos avala de más de 35 años como empresa organizadora profesional de congresos (OPC), con un bagage de más de 200 congresos organizados.

¡Déjanos asesorarte, contáctanos sin compromiso!