A raíz de lo acontecido en los últimos meses, ha habido una tendencia al alza de las reuniones virtuales y es por ello por lo que han surgido numerosas plataformas para congresos virtuales.

El sector de los congresos es uno de los más importantes en nuestro país. Cada año se celebran una gran cantidad de eventos, reuniones o seminarios. Es una de las mejores formas para que las empresas y organizaciones pueden dar a conocer sus últimas novedades, debatir asuntos de interés o poner en común distintos puntos de vista.

Hoy en día son ya muchos los congresos que ofrecen la posibilidad de asistir de forma online, principalmente para todas aquellas personas que, de otra forma, no podrían acudir. ¡Los eventos virtuales son tendencia!

 

VENTAJAS DE UN CONGRESO VIRTUAL.

A pesar de que siempre será preferible un evento presencial a un evento virtual, con este formato online se pueden obtener multitud de ventajas que te vamos a enumerar.

• Mayor difusión del evento. Llega a todos los asistentes virtuales independientemente de su localización geográfica.
• Ahorro de costes. Tanto de alquiler de espacios como otros gastos que implican directamente a los asistentes: reserva de hotel, billetes de avión, dietas….
• Imagen actualizada. Gracias al uso de las nuevas tecnologías, se puede dar una imagen mucho más actualizada al congreso.
• No más barreras. Elimina las barreras físicas y temporales y los límites de asistencia. Aumenta la audiencia y se incrementa la rentabilidad.
• Streaming. Se puede emitir en directo a través de streaming, con posterior acceso a los vídeos de las distintas ponencias y charlas.

CÓMO FUNCIONA NUESTRA PLATAFORMA PARA CONGRESOS VIRTUALES.

En Eurocongres hemos creado una plataforma para congresos virtuales que facilitará la organización de tu evento, y que se adapta perfectamente a tus necesidades. Cuenta con las siguientes características:

• Web principal del congreso: Acceso Identificado (con usuario y contraseña). Acceso a Contenidos “Protegidos”.
•  Sin límite de espectadores en el congreso.
•  Se mantiene la privacidad de los invitados.
•  Graba automáticamente las ponencias de tu congreso virtual para permitir a los asistentes un revisionado posterior.
•  Monetiza tu congreso virtual restringiendo el acceso solo para los participantes que hayan pagado para asistir al evento.
•  Secretaría técnica: información y atención permanente.
•  Comunicaciones: habilitamos zonas privadas para su recepción y revisión.
•  Póster u oral: Los pósters llegarán en un formato digital; y las comunicaciones orales, en un formato audiovisual.
•  Ponencias: toda la información actualizada, protegida y ordenada para la divulgación en el evento.
•  Zona de foro y coloquio: chat en directo de participantes.
•  Control de asistencia para emisión de Certificados.
•  Stands virtuales y patrocinios online.

Tu Congreso Virtual es la solución “todo en uno” definitiva para la organización de congresos y eventos virtuales e híbridos. ¡Consúltanos sin compromiso!

¡Entra en el mundo virtual y conecta con una audiencia mundial!

 

LOS EVENTOS HÍBRIDOS: la mejor opción en los tiempos actuales.

Para cualquier tipo de encuentro de carácter científico o reuniones empresariales, el formato híbrido es la solución más adecuada. En este post conocerás todas las ventajas de este tipo de formato, la unión perfecta entre el mundo virtual y el presencial.

Cualquier reunión empresarial o de carácter científico sólo presencial ha dejado de existir por un tiempo. Algunas de las causas son el distanciamiento social que imponen las autoridades competentes así como la limitación de aforo. Lamentablemente, esta situación va a perdurar durante un tiempo.

Está claro que todo volverá a ser como antes pero mientras tanto tenemos que seguir avanzando, especialmente cuando hay soluciones para ello.

¿Qué ventajas tiene el formato híbrido?

• Consigue una mayor asistencia. A muchas personas les resulta difícil el asistir a reuniones de carácter científico de forma presencial por falta de tiempo, debido al desplazamiento o a tener que solicitar días libre de trabajo…
• Permite reducir los costes relacionados con la asistencia al acto como billetes de avión, estancia de hoteles, restaurantes…
• Los organizadores transmiten a los participantes la impresión de que están a la vanguardia de las últimas novedades y tecnologías.
• Toda la información permanece de forma virtual. Se puede acceder a ella en cualquier momento, tanto la persona que ha asistido presencialmente como el que ha asistido sólo de forma virtual.
• No a todas las personas les gusta el entorno virtual, especialmente a las que no hacen demasiado uso de las nuevas tecnologías….  En cualquier caso, los participantes que quieran asistir presencialmente pueden seguir haciéndolo también.
• Para muchas personas, todavía es necesario el contacto cara a cara.
• Acceso a todas las charlas, talleres, conferencias, ponencias, tanto de los asistentes presenciales como de los asistentes virtuales, tantas veces como deseen.

En nuestra opinión, la mayor ventaja de los eventos híbridos es que reduce considerablemente la posibilidad de cancelación. Si finalmente no se puede llevar a cabo de forma presencial, el evento puede continuar desarrollándose de forma 100% virtual.

Si bien es cierto que el formato presencial es insustituible, actualmente vivimos en un período de integración de ambas experiencias, consiguiendo resultados sorprendentes.

Por lo tanto, y en este sentido, la conjugación de ambos formatos –el virtual y el presencial- es la mejor opción. Permite poder vivir una experiencia innovadora, a la vez que los gastos se reducen en gran medida.

En Eurocongres somos especialistas en la organización de congresos, reuniones, seminarios, exposiciones y todo tipo de actividades sociales. Nuestra experiencia de más de 35 años como OPC nos avala.

Además, nuestra plataforma Tu congreso virtual se adapta perfectamente a las necesidades de cada cliente. Es de fácil uso y personalizable.

¡Déjanos asesorarte!

Organizar un congreso no es tarea fácil. Todos los servicios y tareas que requiere la organización de un congreso supone mucho tiempo y dedicación por parte del Comité Organizador y, es por ello, por lo que surge la figura del “Organizador Profesional de Congresos”, el OPC.

¿Qué es exactamente un OPC?

Entre las funciones del Organizador Profesional de Congresos están la de ofrecer asesoramiento a la persona o personas que organizan el evento empresarial o científico y posteriormente planificar todos los aspectos para conseguir que sea todo un éxito.

El OPC es el especialista en la materia. Tiene un conocimiento absoluto de todos los aspectos relacionados con las infraestructuras, proveedores y servicios necesarios que intervienen en el desarrollo de un congreso. Esto permite descargar muchas tareas técnicas en un equipo de trabajo multidisciplinar, con experiencia y dotado de los medios tecnológicos adecuados.

Cómo elegir a un buen OPC.

Existen numerosas cualidades que se suelen valorar a la hora de contratar un OPC.

• Compromiso con el proyecto para conseguir que el evento sea un éxito.
• Habilidad empresarial para saber negociar con las empresas subcontratadas.
• Creatividad para proponer ideas con el fin de que el evento sea único y memorable.
• Capacidad de liderazgo para coordinar tanto a su equipo como a todos los proveedores involucrados.
• Capacidad de resolución, por mucho que un evento se planifique perfectamente a lo largo de muchos meses, siempre hay contratiempos de última hora que hay que solucionar sobre la marcha.
• Experiencia, siempre se ha dicho que la experiencia es un grado.

En resumen, el papel del OPC es primordial a la hora de organizar un congreso ya que trabaja de forma conjunta con el Comité Organizador. Le facilita todos los aspectos involucrados en el evento:

• Atiende a todas las dudas y necesidades del mismo
• Le asesora con la solución más adecuada para cada problema
• Planifica todos los aspectos
• Atiende a todos los plazos fijados
• Negocia con los proveedores
• Se compromete al 100% con el proyecto

En Eurocongres somos especialistas en la organización de congresos, reuniones, seminarios, exposiciones y todo tipo de actividades sociales. Nuestra experiencia de más de 35 años como OPC nos avala.

Nuestra plataforma Tu Congreso Virtual  te ayudará en el caso de que decidas elegir el formato híbrido o virtual.

¡Déjanos asesorarte, seguro que podemos ayudarte!

En los últimos meses han habido muchos cambios en la organización de eventos.

Hasta el 14 de Marzo 2020 los eventos presenciales, bien sean empresariales o reuniones en torno a un tema común, eran una herramienta muy útil para atraer potenciales clientes, además de para discutir a la vez que para interactuar con otras personas.

Hace no tanto tiempo, vivíamos en un mundo “normal” o por lo menos nosotros lo considerábamos así.

A partir de esa fecha, lo primero que se suspendió fue la realización de eventos en el mundo. ¡Una sacudida bien fuerte para todas las empresas que nos dedicamos a ello….!

Pero no todo queda ahí porque seguramente sean de las últimas actividades en restablecerse como las conocíamos antes. Es por ello por lo que tenemos que subirnos todos sí o sí al carro de las nuevas tecnologías.

Qué ha pasado.

Durante estos 3 meses, hemos tenido que ponernos al día, a marchas forzadas, en el mundo digital. ¡Y lo hemos conseguido!

Hemos aprendido a tele trabajar, hemos aprendido a utilizar diferentes herramientas de videoconferencias como zoom, skype, google meet, para poder continuar con nuestro trabajo. Incluso hemos aprendido a disfrutar con los amigos de “cervecitas virtuales”…. Pero nos hemos dado cuenta de que ¡ésto no nos convence del todo!

Las personas seguimos necesitando el contacto humano, el cara a cara, tanto a nivel profesional como a nivel personal. Si bien es cierto que estamos viviendo muchos cambios en la organización de eventos, dentro de un tiempo, todo volverá a su ser.

Eventos híbridos: una solución en el “mientras tanto…”

Actualmente todas las reuniones deben de respetar la limitación de aforo impuesta por las autoridades, y es ahí donde nace una solución perfecta: los eventos híbridos.

Una conjugación muy adecuada del modo presencial y del modo virtual. En el primero es necesario limitar el número de asistentes, pero en el segundo no hay límite, por lo que de esta forma consigues un mayor alcance. Además en el formato solo presencial existía también una limitación de aforo, delimitada por el espacio físico contratado para celebrar el evento. Sin duda alguna, la unión de ambos formatos permite llegar a un número ilimitado de asistentes. Ha habido un gran cambio en la celebración de eventos presenciales que tenemos que asumir, pero hay soluciones para ello.

El formato virtual ha llegado para quedarse.

Durante estos meses muchos de nosotros hemos asistido a diferentes tipos de eventos digitales sean webinars, reuniones de empresa, conferencias, visitas a museos, un sinfín de actividades que nos han mantenido tele trabajando a la vez que “distraídos” mientras estábamos confinados. Y, aún no queriendo, finalmente nos hemos tenido que acostumbrar a este tipo de formato, sin más remedio. Y ya que hemos aprendido a la vez que acostumbrado, va a perdurar. Sin duda alguna, ¡lo virtual ha llegado para quedarse!

 

 

Hemos experimentado un gran cambio, en este período tan corto. Se nos ha abierto un abanico de formatos: el presencial, el virtual y el híbrido. Hemos sido y somos protagonistas de un cambio histórico y de un crecimiento exponencial de todo lo relacionado con las nuevas tecnologías.

En cualquier caso y, a pesar de todos los cambios en la organización de los eventos, las reuniones empresariales o los congresos médicos o científicos presenciales volverán, seguro que volverán porque necesitamos el contacto, somos muy de vernos las caras, muy de estrecharnos la mano, muy de abrazarnos y besarnos…. No tenemos ni idea de cuánto tardaremos, pero lo haremos, ¡seguro que lo haremos!

¿Qué pensáis vosotros? ¡Nos encantaría leer vuestros comentarios!