Quizás estés pensando cómo organizar un congreso virtual pero no sabes por dónde empezar….

Hace unos años no le dábamos tanta importancia al formato virtual porque el presencial era al que todos estábamos acostumbrados. Es cierto que las reuniones virtuales han tomado mucha más fuerza en los últimos meses y tenemos que acostumbrarnos sí o sí a esta modalidad porque tiene muchas ventajas. Para nosotros, como especialistas en la organización de eventos, el formato híbrido, la unión de lo presencial con lo virtual, es el más adecuado pero mientras sigamos teniendo restricciones de aforo para las reuniones o cualquier tipo de evento, tenemos que seguir avanzando y trabajando con el formato solo virtual.

Como hemos dicho antes, este formato tiene muchas ventajas. Algunas de ellas son: eliminación de las barreras geográficas, gran ahorro de costes, permite llegar a una mayor audiencia, imagen actualizada del congreso.… Si quieres conocer más ventajas sobre los eventos virtuales, te invitamos a leer este post.

Está claro que organizar un congreso virtual no es tarea fácil pero con la ayuda adecuada, la dificultad disminuye considerablemente. Si quieres saber los pasos para organizar un congreso virtual, sigue leyendo este artículo.

 

Contratación de una plataforma virtual.

La plataforma virtual es uno de los elementos más importantes a la hora de realizar un congreso virtual. Esta herramienta debe de ser muy intuitiva y fácil de manejar, ya que no todo el mundo está acostumbrado a moverse en entornos digitales. Algunas plataformas requieren y contienen demasiada información, lo cual hace su manejo más difícil todavía. Una plataforma difícil de manejar puede ser contraproducente, hay que tenerlo bien presente.

La plataforma debe de contener los siguientes elementos:

• Registro de usuarios como congresista, ponente, patrocinador, comunicador, comité, etc.
• Un espacio para gestionar, recepcionar y aceptar las comunicaciones, así como para preguntas.
• Un espacio para crear y gestionar las ponencias, así como para poder realizar preguntas a los ponentes.
• Espacio para gestionar las presentaciones, así como las mesas a debate.
• Espacio para patrocinadores con stands virtuales y para los logos de cada empresa.
• Zona de foro y coloquio con chat en directo para participantes con los ponentes, tanto si el congreso es en streaming o grabado.
• Zona de pósters
• Programa del congreso

Creación de una página web o landing page.

Esta web es otro de los elementos más importantes a la hora de organizar un congreso virtual. Debe de contener información clara y precisa sobre el evento o congreso en cuestión, cuál es la temática y a quién va dirigido. Si no sabes las diferencias entre una y otra, puedes encontrarlas en este post. En nuestro caso, recomendamos más una landing page.

La creación de esta landing page es uno de los pasos más importantes para identificar a tu público objetivo, para atraerlos y que asistan a tu evento virtual. Existe un término nemotécnico muy antiguo A.I.D.A., y que nos puede servir para definir qué pretendemos que caracterice a nuestra landing page, A. Atención  I. Interés  D. Deseo  A. Acción. Queremos que esta web despierte la atención de todos, que en ella se interactúe y converse sobre los temas de más actualidad, sobre una base científico-técnica, alimentando nuestro “Interés”, que nos despierte el “Deseo” de participar y de aportar. Finalmente la “Acción” les hará participar aportando cada uno su experiencia y siendo el congreso el punto de encuentro de todos ellos.

¿Qué debe incluir?

• Formulario de registro. Hay que ponérselo fácil a los asistentes para que se registren. Este formulario debe de estar bien visible, debe de ir al principio de la página.
• Pasarela de pago en donde se habilita el pago con tarjeta, transferencia bancaria, paypal, etc.
• Fechas y horarios. Esta información tiene que ser clara y concisa, día de comienzo y de finalización y debe de estar bien visible.
• Programa. Debe de contener el programa detallado del congreso, con la fecha y horario de cada comunicación, presentaciones de las empresas, mesas de debate, pausas café, etc.
• Comités. Quiénes son los miembros tanto del comité científico como del comité organizador.
• Ponentes. Se debe incluir toda la información relativa a cada ponente, nombre, fotografía, temática de su ponencia, así como fecha y hora de la misma. Todo esto ayudará a los asistentes a identificar bien a los ponentes y a asistir a la charla que más le interese.
• Patrocinadores.  Tienen que estar bien identificados y si existen diferentes categorías de patrocinios, deben ser visibles igualmente.
• Redes sociales. La landing page  del congreso debe de contener un acceso directo a nuestras redes sociales. Son un instrumento de comunicación rápido y  además contienen la información más actualizada sobre el evento.

Una vez que los asistentes se hayan registrado, recibirán un email de confirmación con las claves para poder acceder a la plataforma. Todos los asistentes deben de registrarse en ella, ya que es la herramienta con la que se va a gestionar todo el congreso.

 

Difusión del congreso.

Para que un congreso tenga éxito de participantes, hay que establecer un buen plan de comunicación antes del comienzo del mismo.

Se deben de programar las comunicaciones para hacer varios envíos de emails y darle difusión al congreso. Se pueden utilizar herramientas de envíos masivos como mailchimp, mailrelay, active campaign, etc., para seguir atrayendo al público objetivo y creando expectación y deseo de participar.

Las redes sociales son otro de los instrumentos de comunicación. Contienen la información más actualizada sobre el evento, además son una herramienta muy eficaz a la hora de la inmediatez. Deben de servir igualmente para generar expectación y para que los participantes estén al tanto de los plazos de registro al congreso, plazos de envío de comunicaciones, etc.

Si queremos organizar un congreso virtual, es fundamental estar familiarizados y actualizados con las diferentes herramientas digitales que existen en el mercado. En el caso de que sea un formato presencial, todas estas herramientas nos sirven igualmente.

 

El papel fundamental de la secretaría técnica.

La secretaría técnica es la base del éxito de un congreso o evento. Es el especialista en la materia, el asistente virtual entre el participante al congreso y la plataforma. Gestiona toda la información del congreso a través de ésta, además tiene un conocimiento absoluto de la misma y guiará al congresista/ponente/patrocinador, a través de ella, en caso de dificultad.

Igualmente será la encargada del control y seguimiento de las inscripciones, de la elaboración del plan de comunicación precongreso, de la recepción de las comunicaciones y ponencias, de la gestión de las redes sociales, del contacto permanente con todos los participantes al congreso antes, durante y después del mismo, así como con todos los miembros del Comité Científico y del Comité Organizador informándoles debidamente.

La secretaría técnica es la clave para que el organizar un congreso virtual sea totalmente profesional. No es lo mismo que el Comité Organizador tenga que estar pendiente de recoger toda la información en la plataforma, de asistir a los congresistas en caso de necesitar ayuda con ésta, de vigilar los plazos de entrega de comunicaciones o ponencias, etc. a que esta labor sea realizada por un departamento especialista. Os invitamos a conocer todas las funciones que realiza la Secretaría Técnica antes, durante y después del congreso, relacionadas en otro de nuestros posts.

 

Son muchos elementos los que hay que tener en cuenta a la hora de organizar un evento virtual. Nuestra plataforma, Tu Congreso Virtual, permite una gestión integral para la organización de congresos virtuales. Es de fácil uso y también se puede personalizar para cada evento en particular, sean webinars, reuniones virtuales, exposiciones comerciales, etc. Además, en Eurocongres tenemos una experiencia que nos avala de más de 35 años como empresa organizadora profesional de congresos (OPC), con más de 200 congresos organizados.

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